El conjunto de aplicaciones de Microsoft Office consta de dos de los programas más utilizados en el mundo, en algunos aspectos muy similares: Access y Excel .
Excel es, al principio, más superficial, más fácil de usar y más inmediato, con una hoja de cálculo que se llena con números o valores que se pueden contabilizar automáticamente.
En cambio, el acceso es más complejo al principio, incluso si, después de haber entendido los conceptos básicos, ofrece la posibilidad de crear una máscara, que es una interfaz gráfica personalizable, para insertar los valores en las celdas, lo que se vuelve mucho más cómodo y más fácil de usar.
Ambos son programas de trabajo y estudio para la gestión de datos y uno podría preguntarse cuál de los dos es mejor y para qué necesidades es mejor preferir uno a otro.
En resumen, Excel es una herramienta de análisis de datos para realizar cálculos matemáticos y comparaciones estadísticas que se presentarán también en forma de gráficos fáciles de compartir.
Access, por otro lado, es un programa de gestión de datos, un administrador de base de datos real que puede ser utilizado por varios usuarios simultáneamente, útil para filtrar valores, mostrarlos de forma estructurada y automatizar ciertas operaciones y eventos.
Excel sobresale en el análisis de datos numéricos .
La curva de aprendizaje para usar Excel es bastante corta y ya está aprendiendo a usar algunas funciones básicas, como tablas dinámicas, puede realizar de inmediato muchas operaciones.
Las últimas versiones están llenas de modelos preenvasados, solo para completar.
Excel es una herramienta excelente cuando hay dos o tres hojas de cálculo para usar, en cambio se vuelve más incómodo si aumenta el tamaño de la base de datos.
Mantener una hoja de cálculo de Excel con miles, si no decenas de miles de entradas se vuelve realmente más difícil y con la evolución de los datos existe el riesgo de errores en la actualización de fórmulas, gráficos y macros.
En otros artículos que hemos visto, sobre Excel:
- Cómo usar hojas de cálculo Excel
- 4 operaciones para poder hacer cuando se trabaja con Word y Excel
- Las mejores plantillas de Excel para descargar de forma gratuita para operaciones financieras y comerciales .
En comparación con Excel, que se centra en datos numéricos y secuencias, Access es una verdadera solución de archivo digital para la información que se puede recuperar varias veces dentro del programa.
La curva de aprendizaje para Access es más larga, en el sentido de que para comenzar a usarla debes estudiar al menos los conceptos básicos y comprender su terminología.
Quizás la mayor diferencia entre Access y Excel es el método de retención de datos.
El acceso se puede cambiar en cualquier momento y puede agregar información adicional, modificar, eliminar o filtrar datos sin afectar las fórmulas y las tablas.
Sin embargo, cuando se utiliza un conjunto de datos masivo en Excel, existe la posibilidad de que un pequeño cambio arruine toda la tabla.
El acceso va un paso más allá de Excel al usar listas de búsqueda y reglas de validación para campos individuales a nivel de tabla.
Access mantiene constantemente la integridad referencial entre las tablas, que es su enlace, lo que garantiza el significado de cada información.
Las agregaciones de grandes bases de datos son relativamente simples en Access, lo que le permite filtrar información individual inmediatamente, sin tablas dinámicas.
En Access, claramente menos utilizado que Excel debido a su complejidad inicial, había escrito en el pasado una guía preliminar basada en Microsft Access para comprender cómo funciona y para qué se utiliza .
Por lo tanto, no existe un programa mejor o peor, ambas son excelentes herramientas para ser utilizadas alternativamente de acuerdo con las necesidades y el trabajo que debe hacerse y mantenerse.
Excel facilita la generación de resultados personalizados con formato muy flexible y anotaciones que puede agregar fácilmente en cualquier lugar.
Sin embargo, si los datos y las relaciones deben mantenerse a lo largo del tiempo, las hojas de cálculo pueden volverse realmente limitantes, por lo que Access entra en juego.
Una solución híbrida, en la que los datos de una base de datos de Access se exportan o copian a Excel, es sin duda la mejor.
Los programas se integran entre sí y es posible importar datos de Access a Excel y, a la inversa, llenar Access usando las tablas de Excel ya existentes (consulte la guía de Microsoft).
Aunque Excel no es una base de datos, todavía se usa ampliamente para almacenar datos.
Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos individuales y no una base de datos relacional como Access, donde los datos de las diferentes tablas están vinculados y cambian automáticamente de acuerdo con ciertos eventos.
Cuando las tablas simples necesitan evolucionar en múltiples tablas de datos relacionadas, Access es la primera opción.
Una vez que los datos están en Access, puede agregar varias tablas y combinarlas, crear consultas o vistas, definir la estructura y los tipos de datos.
No hay duda de que Access es un producto rico en funciones, aunque el primer impacto puede parecer desalentador.
