Uno de los terrores más frecuentes cuando hacemos documentos con la suite Office es la pérdida de todo el trabajo realizado hasta ese momento debido a un apagón repentino o un error de Windows, con un reinicio forzado. Estos escenarios son cada vez menos frecuentes, pero podemos proteger el trabajo realizado mediante la programación de Word, Excel y PowerPoint para guardar automáticamente el documento mientras lo hacemos: actuando de esta manera, en el peor de los casos, solo perderemos los últimos momentos antes del problema o apagón. En esta guía, le mostraremos cómo activar el guardado automático de archivos en Word, Excel y PowerPoint, para proteger siempre el trabajo realizado en la oficina o en el hogar; Si esto no es suficiente (estamos en riesgo de corrupción de archivos), también le mostraremos cómo usar el historial de archivos para poder restaurar una revisión anterior del archivo, para que siempre pueda comenzar de nuevo en un buen momento y evitar tener que comenzar de nuevo.
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1) Guardado automático en Office 365
Si tenemos una copia de suscripción de Office 365, el guardado automático está disponible al cargar el archivo directamente en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online (para empresas): de esta manera, los diversos programas de Office utilizados sincronizarán cada cambio realizado en el archivos (en intervalos de unos pocos segundos), para que nunca tenga que preocuparse por los problemas. Primero, por lo tanto, habilitamos el cliente OneDrive en nuestra PC con Windows 10, buscando su icono en la esquina inferior derecha o buscando el elemento OneDrive en el menú Inicio.
Si tenemos versiones anteriores de Windows o usamos una Mac, descargamos OneDrive.
Una vez que se haya habilitado la carpeta sincronizada de OneDrive, vayamos al programa de Office que se utilizará, comience a escribir el documento ( Nuevo ), luego haga clic en Archivo -> Guardar en la parte superior y seleccione OneDrive -> Carpeta personal como ruta. El archivo se guardará inmediatamente en la nube y, en la parte superior de la ventana, veremos aparecer el botón Guardar automáticamente .
En otro artículo, la guía para sincronizar carpetas en Onedrive.
Con el botón activo, ya no tendremos que preocuparnos por guardar a intervalos de tiempo, ya que todo está sincronizado con la nube (obviamente debe haber una conexión a Internet). Si queremos restaurar una versión anterior del archivo, simplemente haga clic en el botón guardado en OneDrive en la parte superior derecha y use el menú Ver todas las versiones .
De esta manera, podemos guardar y restaurar automáticamente si es necesario, incluso en caso de problemas con la PC (siempre podemos continuar el trabajo en otra PC configurada con nuestra cuenta de Office 365).
Si todavía no tenemos Office 365, podemos suscribirnos para obtener una suscripción de servicio desde aquí -> Comprar Office 365.
También está disponible una versión de prueba de 1 mes para el paquete básico, para que pueda evaluar todas las ventajas de tener una suscripción de Office en lugar de comprar todo el paquete para la producción fuera de línea.
2) Guardado automático en versiones fuera de línea de Office
Si no tenemos Office 365 sino una versión de venta gratuita (con la licencia clásica de validez indefinida) el guardado automático en la nube no está disponible, pero siempre podemos adoptar el guardado automático para archivos sin conexión .
En este caso, utilizaremos el sistema de revisión integrado en Office para poder guardar los cambios que no guardamos manualmente a intervalos más cortos (le recordamos que solo necesita presionar CTRL + B en el teclado para guardar de inmediato el progreso realizado).
Para habilitar el guardado automático en versiones comerciales de Office, abra cualquier documento con los programas de Office, haga clic en Archivo en la parte superior y vaya a Opciones -> Guardar ruta.
Desde esta ventana nos aseguramos de que se indique la extensión de los archivos de Office más recientes (por ejemplo, docx, xlsx, etc.), colocamos la marca de verificación debajo de Guardar información de guardado automático cada vez, establecemos un intervalo de 1 minuto (el mínimo que podemos establecer) y también habilitamos el elemento Mantener la última versión restaurada automáticamente si se cierra sin guardar .
La información de autoguardado se guardará en la ruta indicada en el campo Ruta de archivo de autoguardado, que también puede ser una carpeta de cualquier nube (si hemos sincronizado OneDrive o Google Drive, podemos señalar los cambios allí y así tener una copia de seguridad continua).
Para restaurar archivos después de un apagón o un error del sistema, simplemente abra Office nuevamente y use la herramienta de recuperación de archivos, que se extraerá de la copia de seguridad que configuramos anteriormente. Desafortunadamente, este sistema solo guarda los cambios realizados cada minuto: si somos muy rápidos en la escritura, un minuto faltante puede hacer volar un poco de documento cuando lo restauremos.
3) Cómo usar el historial de archivos de Windows
Si queremos un sistema de respaldo adicional, para que también podamos recuperar archivos dañados por errores, reinicios repentinos o malware, podemos confiar en el sistema de rescate llamado Historial de archivos, presente en Windows 10 (pero también en versiones anteriores del sistema operativo) ).
Para activar el Historial de archivos en Windows, abra el menú Inicio en la parte inferior izquierda, busque la configuración de Copia de seguridad y abra el primer elemento que aparecerá en la parte superior; desde el nuevo menú configuramos una unidad de respaldo (una memoria USB, un disco duro externo o cualquier recurso de red) haciendo clic en Agregar una unidad .
Después de agregar la ruta de respaldo, hacemos clic en Más opciones, seleccionamos Cada 10 minutos en el menú Copiar archivos y finalmente agregamos la carpeta de respaldo (donde guardamos los archivos de Office) haciendo clic en el botón Agregar una carpeta .
El sistema realizará una copia de seguridad automática cada 10 minutos, por lo que siempre tendrá una copia de nuestros documentos de Office en un disco separado. Para obtener más información sobre los sistemas de respaldo, lo invitamos a leer la guía a continuación.
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