¿Cuántas veces hemos tenido que completar manualmente cartas, etiquetas o invitaciones con información diferente sobre cada una de ellas? Básicamente, tenemos que replicar la plantilla de carta o etiqueta en toda la hoja (datos fijos) y completar cada una con el diferentes datos a ingresar (datos flexibles). Esta operación puede ser muy tediosa y repetitiva, pero afortunadamente los programas utilizados para escribir y administrar datos nos ayudan a combinar correspondencia, lo que nos permite replicar datos flexibles dentro de modelos creados con datos fijos., para generar de una sola vez todos los tickets, letras o etiquetas con todos los datos necesarios. Vemos en esta guía cómo combinar correspondencia en Word, Excel y LibreOffice, para que pueda elegir de vez en cuando el mejor programa para hacer esto en nuestra computadora.
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Cómo hacer combinación de correspondencia
Si necesitamos crear numerosas impresiones con datos fijos y datos flexibles, solo lea los siguientes capítulos para poder lograr el objetivo sin tener que escribir manualmente todos los datos, acelerando considerablemente la impresión de cartas, tickets, etiquetas, etc.Cómo hacer combinación de correspondencia con Word y Excel
Para crear una combinación de correspondencia, comenzamos a escribir la parte fija de nuestro documento en Word: podemos obtener ayuda en la realización de los modelos ofrecidos por el programa de Office, para tener una base desde la cual comenzar.
Una vez que se ha completado la parte "fija", debemos indicar las impresiones de fusión en el documento, es decir, las partes que deben completarse con datos flexibles. Haga clic en la parte superior del menú Cartas, luego haga clic en Iniciar combinación de correspondencia -> Asistente de combinación de correspondencia .
Se abrirá una barra lateral a la derecha del documento donde se nos guiará en la creación de la combinación de correspondencia: seleccionamos el tipo de impresión a realizar ( Cartas, E-mails, Sobres, Etiquetas o Lista ), presionamos Siguiente, seleccionamos Usar el documento actual o Cambiar el diseño del documento (el programa generará los campos que se rellenarán solos), presione nuevamente en Siguiente y, en la siguiente sección, seleccione Crear una nueva lista para generar datos flexibles.
Para mayor comodidad, también podemos usar Excel, mucho más adecuado para generar datos para la combinación de correspondencia; dejando el documento de Word suspendido por un momento, abrimos Excel y comenzamos a insertar los datos que se utilizarán para la combinación de correspondencia en las diferentes filas y columnas.
Para este propósito, también podemos crear una tabla simple, para hacer que todo esté lo más ordenado posible y facilitar la tarea una vez que vuelva a Word.
Una vez que se haya creado el documento de Excel con datos flexibles y se haya guardado la hoja de cálculo, regresemos al documento de Word y, en la barra lateral, vayamos a la sección de selección de datos para que podamos presionar el botón Examinar .
Se abrirá una ventana, donde simplemente tenemos que seleccionar el documento de Excel creado previamente; después de eso, el programa nos preguntará si queremos usar la tabla actual o si queremos seleccionar manualmente los datos que se usarán.
De esta forma crearemos los destinatarios de la combinación de correspondencia, que aparecerá en la ventana dedicada.
Todo lo que tenemos que hacer es verificar la entrada de datos y finalmente hacer clic en Aceptar .
Para concluir, tendremos que hacer clic en Siguiente en la barra del lado derecho, elegir la disposición de las etiquetas generadas por los datos (¡tenga cuidado de hacer que coincidan con la parte que queremos que llenen los datos flexibles!), Presione nuevamente en Siguiente, verifique los sobres uno por uno, las letras o etiquetas generadas por Word y finalmente se imprimen en la última pantalla con la tecla Imprimir (después de haber presionado por última vez en Siguiente ).
Si no estamos satisfechos con el resultado, también podemos editar las etiquetas, letras o sobres individuales creados con el botón Editar etiquetas individuales, presente en la última pantalla del asistente.
Cómo combinar correspondencia en LibreOffice
Si no tenemos la posibilidad de usar Microsoft Office en nuestra computadora, siempre podemos instalar el paquete gratuito LibreOffice, con el cual podemos realizar la combinación de correspondencia (llamada aquí impresión en serie).Abrimos el programa LibreOffice Calc e insertamos todos los datos flexibles que se utilizarán en la impresión de la serie posterior, con cuidado de ordenarlos en una tabla.
Guarde la hoja de cálculo y abra el programa LibreOffice Writer, comience a escribir o crear el modelo fijo que se utilizará para la combinación de correspondencia, luego abra el menú Herramientas y haga clic en el elemento Asistente de impresión en serie .
Desde esta pantalla podemos elegir si comenzar desde el documento ya abierto o cargar otro documento o un modelo descargado de Internet ; una vez que haya hecho su elección, presionamos Siguiente, seleccionamos si crear una carta o un mensaje de correo electrónico y presionamos nuevamente en Siguiente para encontrarnos en la pantalla más importante, donde podemos insertar el bloque de direcciones.
Ahora haga clic en Seleccionar lista de direcciones y, en la nueva ventana, haga clic en Agregar para poder agregar la hoja de cálculo creada previamente con Calc (específicamente la tabla dinámica creada para ordenar los datos).
Una vez que se cargan los datos flexibles, presione Otro para elegir el formato de datos, luego seleccione Combinar campos para poder elegir qué datos usar dentro del formato elegido.
Ahora presionamos OK, verificamos si todos los documentos generados tienen los datos que hemos cargado, luego presionamos nuevamente en Siguiente, elegimos la forma de saludo más apropiada, presionamos nuevamente en Siguiente y ajustamos el diseño de los datos dentro del documento, para que podamos Vista previa del resultado final.
Volveremos al documento de Writer, esta vez dividido en tantos documentos como haya que imprimir (veremos que aparece una nueva barra de herramientas en la parte superior). Para comenzar el proceso de impresión, simplemente presione el icono Imprimir documentos compuestos .
conclusiones
La combinación de correspondencia puede ser muy útil en la oficina cuando tenemos que enviar un solo documento a varias personas y, de hecho, solo tenemos que cambiar el mensaje de bienvenida, el encabezado y los saludos finales de cada uno. También puede ser muy útil en el hogar para hacer invitaciones de boda, invitaciones especiales o boletos personalizados para cada invitado: siguiendo los pasos que hemos ilustrado, podremos fusionarnos usando Word y Excel (disponible como programas pagos) y LibreOffice (disponible gratis).No sabemos cómo hacer etiquetas en Word "> Cómo hacer etiquetas con Word.
Si, en cambio, tenemos que hacer una factura con Excel, lo invitamos a leer nuestro artículo Cómo crear una factura con Excel, desde cero, simple y personalizado .
Como lectura final, le recomendamos que eche un vistazo a Cómo imprimir tarjetas de visita con Word o LibreOffice, realmente útil si necesitamos numerosas tarjetas de visita con datos fijos.
