¿Cuántas veces hemos tenido que preparar un documento importante que informe las consideraciones y adiciones de colegas o partes interesadas, teniendo cuidado de combinar todo en un documento según sea necesario para el trabajo final En lugar de perder el tiempo generando el documento de cada uno y luego proceder con la difícil operación de fusión, podemos aprovechar uno de los muchos programas de escritura que le permiten escribir simultáneamente en línea, para generar de inmediato un documento escrito de "manos múltiples" incluso en el caso en el que los escritores están muy lejos, ya que una simple conexión a Internet es suficiente.
Veamos juntos las mejores herramientas para compartir un documento y escribir simultáneamente de forma gratuita.
Por lo tanto, aumentaremos nuestra productividad considerablemente, tanto en el trabajo como en el entorno estudiantil (escuela o universidad).
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1) Documentos de Google
Uno de los programas más efectivos para usar la escritura colaborativa ni siquiera necesita instalarse en la PC, ya que funciona perfectamente en línea; estamos hablando de Google Docs, a cuyo hogar se puede acceder desde aquí -> Google Docs .
Una vez que se haya abierto el sitio web, simplemente haga clic en el botón Ir a Google Docs e ingrese las credenciales de inicio de sesión para cualquier cuenta de Google.
Podemos usar tanto la cuenta que usamos para Gmail como la cuenta que usamos en dispositivos Android, lo importante es que la cuenta utilizada ya es conocida por nuestros futuros colaboradores (que recibirán como veremos más adelante la invitación para participar en su correo electrónico, mejor ser reconocible).
Si todavía no tenemos una cuenta de Google, podemos crear una usando el enlace aquí -> Crear cuenta de Google .
Ingrese sus credenciales, accederemos a una especie de tablero con todos los documentos ya creados anteriormente, una serie de plantillas disponibles y los documentos guardados en Google Drive (el espacio ofrecido para los documentos); Para crear un nuevo documento, haga clic en Vaciar .
Tendremos un verdadero editor de texto al estilo de Word frente a nosotros, con guardados automáticos en la nube y todas las herramientas para escribir cualquier documento.
Antes de comenzar a escribir, configuremos el acceso compartido al documento haciendo clic en Compartir en la parte superior derecha.
Si aún no lo hemos hecho, se nos pedirá que nombremos el documento; Una vez hecho esto, aparecerá una pequeña ventana con un campo de texto.
Podemos ingresar las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que queremos acceder al documento en este campo, o simplemente ingresar un nombre entre los guardados en el directorio de contactos de Gmail o Android (aparecerán de inmediato).
Alternativamente, podemos obtener un enlace que se puede compartir en el chat haciendo clic en el elemento Obtener enlace que se puede compartir en la esquina superior derecha de la ventana.
Lo importante en el momento de la adición es ajustar los permisos para el documento, haciendo clic junto al campo de texto en el ícono del lápiz: para poder colaborar con los usuarios debemos proporcionar permisos de modificación.
Para obtener un control más preciso de los accesos y las cosas que los colaboradores pueden hacer, haga clic en Avanzado para poder verificar también los cambios relacionados con los accesos, adiciones de nuevas personas sin su consentimiento y desactivación de la descarga, opciones de impresión y copia para aquellos que no están autorizados.
Una vez agregado, al menos un colaborador aparecerá con un cursor con un color diferente, refiriéndose al usuario que acaba de ingresar el documento: puede escribir e integrarse en la escritura en tiempo real, para tener un verdadero documento compartido y colaborativo.
Además de la colaboración en el documento, también tendremos acceso a un pequeño chat, para que podamos planificar mejor la escritura en varias manos y comentar juntos las adiciones y mejoras.
2) Microsoft Word en línea
Otra herramienta que puede usar para compartir un documento y escribir simultáneamente con otros usuarios es Word Online, que puede usar de forma gratuita cualquier persona que tenga una cuenta de Microsoft o Outlook disponible.
La página para acceder a Word Online está disponible desde aquí -> Word Online .
Se nos solicitarán las credenciales de inicio de sesión para la cuenta de Microsoft o Outlook; inserte las credenciales de nuestra cuenta o, si aún no tenemos una, regístrese para obtener una nueva cuenta usando el enlace aquí -> Crear cuenta de Microsoft .
Una vez que hayamos obtenido acceso con nuestra cuenta, tendremos acceso a un tablero con todos los documentos en línea ya creados, los modelos ofrecidos por el sitio y los que posiblemente estén presentes en la nube de OneDrive.
Para crear un nuevo documento de Word, hacemos clic en Nuevo documento vacío .
Se abrirá una nueva ventana muy similar al programa de Word que podemos instalar en la computadora, pero funciona completamente en línea (podemos usarlo con cualquier sistema operativo).
Una vez que esté familiarizado con la interfaz intuitiva de este Word Online, haga clic en el elemento Compartir en la esquina superior derecha.
Se abrirá una nueva ventana en el centro donde puede configurar colaboraciones.
Simplemente ingrese las direcciones de correo electrónico de los colaboradores en el campo Para y configure los accesos a través de la opción Destinatarios autorizados para modificación .
Podemos elegir si pueden editar el documento o simplemente verlo y, además, elegir si los cambios deben ser realizados solo por colaboradores con cuentas de Microsoft o no (algo muy bueno en el caso de que no sepamos si están suscritos al servicio).
Alternativamente, siempre podemos enviar el enlace para compartir haciendo clic en el elemento URL del enlace, que le permite generar un buen enlace para compartir en el chat.
Una vez que se hayan agregado todos los colaboradores, tendremos el documento compartido disponible, los cambios se mostrarán (en tiempo real solo si también tenemos una suscripción a Office 365) en el documento y también tendremos una pequeña charla donde podremos discutir los nuevos puntos y adiciones.
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