El mejor uso que puede hacer de Microsoft Excel (o su contraparte de código abierto LibreOffice Calc) es realizar cálculos automáticos. Intentando ser súper sintético en este artículo de la guía, hablemos de sus funciones, es decir, los comandos que puede ejecutar en las celdas de Excel para asegurarse de que se llenen automáticamente en función de los datos escritos en las otras celdas. En otras palabras, después de crear una tabla de números u otros valores, es posible seleccionar una celda cuyo valor dentro de ella, después de configurar una función, se llena. Esta fórmula puede ser, por ejemplo, la suma de los valores de las otras celdas, asegurándose de que esta suma cambie automáticamente solo cambiando o agregando números en la tabla, haciendo que cada tipo de cálculo sea muy rápido, incluso con miles de datos.
En esta guía, vemos cómo usar las Fórmulas y Funciones de Excel más importantes para conocer, tanto las más conocidas como las más particulares, que todavía usan todos los días aquellos que trabajan con Excel.
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Las fórmulas siempre se escriben con un = delante (por ejemplo = SUMA) y luego debajo, indicando, entre paréntesis, las celdas que se agregarán, separadas con un punto y coma (por ejemplo = SUMA (A3; C2) es la suma de los valores de las celdas A3 y C2) o separadas por sus puntos si desea agregar todas las celdas en el medio de dos (por ejemplo = SUMA (A3; A8) agrega los valores de la celda A3 a la celda A8.
Una forma rápida de crear funciones en Excel es escribir la fórmula en una celda (por ejemplo = SUMA), hacer un espacio y luego seleccionar las celdas que se incluirán en la función, una por una, o presionando el encabezado de una columna o incluso arrastrando el mouse sobre una columna o el rango de celdas cuya suma se va a calcular o se expresa cualquier otro cálculo. Pero recomiendo no olvidar insertar los corchetes. Presione Entrar para aceptar la fórmula, mientras que para salir del modo de función puede presionar ESC .
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Nota: un método alternativo para seleccionar múltiples elementos para realizar una función matemática es seleccionar elementos individuales escribiendo el comienzo de la función, luego manteniendo presionada la tecla CTRL, puede seleccionar las celdas que desea agregar o multiplicar una a la vez. Después de escribir el paréntesis de cierre ) para cerrar la función, presione ENTRAR para que el resultado se muestre en esa celda.
Para usar una función como MEDIA.SE, debe escribir de la siguiente manera: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10") que significa promediar todas las celdas que tienen un valor mayor o igual a 10. En resumen, el rango de celdas se inserta en el paréntesis, luego el; y luego, entre comillas, la condición. Para facilitar la creación de condiciones, puede usar el creador de funciones en el menú Fórmulas en la parte superior.
Además de SOMMA.SE (SUMIF) (guía) y MEDIA.SE (AVERAGEIF) (guía), otras fórmulas con condiciones muy comunes y fáciles de usar son:
Para usar la función SE, presione en la celda donde desea mostrar el resultado, luego escriba = SE ( .
Luego haga clic en las celdas que desea comparar, separadas por un operador de comparación. Por ejemplo A2 . Ponga un punto y coma seguido del valor que desea mostrar si la condición es verdadera. Por ejemplo, escriba "SÍ" para ver la palabra SÍ escrita en caso de que el número de celdas A2 sea menor que el de la celda B2.
Luego escriba otro punto y coma, seguido de la palabra "NO" que desea mostrar si la comparación entre valores no es verdadera y, por lo tanto, si el valor de B2 es menor que A2, habremos escrito NO y cerramos el paréntesis .
Finalmente, la fórmula de este ejemplo será: = SE (C7> C8; "YES"; "NO")
Luego puede llenar la columna completa hasta la última fila para realizar la misma comparación en todas las filas.
Un enfoque avanzado para usar la función SE es anidar otro cálculo en los campos Verdadero o Falso. Por ejemplo, si A2 , puede decir que si es Verdadero, muestra el resultado de A3-A2, mientras que si es falso, marca la diferencia A2-A3 (Guía de SE).
Otras funciones lógicas en Excel incluyen operadores como:
E (Y): si todas las celdas de una lista cumplen con la condición, el resultado es Verdadero, de lo contrario aparece Falso. (ver guía)
NO (NO): esta función se puede usar para invertir el resultado en otra celda; De verdadero a falso o de falso a verdadero. (ver guía)
O (OR): si alguna de las celdas cumple la condición, el resultado es Verdadero, de lo contrario, Falso. (ver guía)
INTERRUPTOR : extrae un cierto valor especificado si se ve dentro de las celdas seleccionadas (consulte la guía)
XOR : si solo una de las celdas enumeradas es True, el resultado será True, si todas son True o todas son False, el resultado será False. (ver guía)
Al igual que con la instrucción SE, es posible reemplazar las salidas verdaderas y falsas con otras fórmulas, haciendo que las funciones lógicas sean una herramienta verdaderamente poderosa de EXcel, aunque compleja de usar en niveles muy avanzados.
La función CONCAT le permite concatenar múltiples cadenas de texto de diferentes celdas de la hoja de trabajo en una sola cadena. El uso de esta función es simple de escribir y simplemente hacer: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (ver guía). Con tal función es posible combinar varias palabras juntas en diferentes celdas.
Otras funciones de texto y palabras que puede usar en Excel son:
Hay funciones de Excel para casi cualquier cálculo o propósito de manipulación de datos que puedas imaginar y aún más. Cuanto más experimente con fórmulas, mejor será con Excel y también podrá administrar hojas de cálculo grandes y completas de datos de todo tipo. La forma más fácil de probar y aprender las funciones es usar el menú Fórmulas, presionar Insertar función y, en la ventana emergente, cambiar la Categoría para ver todas las funciones disponibles y utilizables. La herramienta de creación de fórmulas explica paso a paso cómo seleccionar los diversos criterios, condiciones y celdas, haciendo incluso un trabajo que hasta hace poco era solo para expertos simple.
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En esta guía, vemos cómo usar las Fórmulas y Funciones de Excel más importantes para conocer, tanto las más conocidas como las más particulares, que todavía usan todos los días aquellos que trabajan con Excel.
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Cómo usar las funciones de Excel
Para usar las funciones en Excel, simplemente escriba el nombre de la función y luego las celdas que le conciernen. Esto se puede hacer a mano seleccionando una celda y luego escribiendo la función en la parte superior, arriba de la línea ABCDEF .. Alternativamente, también puede ir al menú Fórmulas en la parte superior y presionar la tecla Insertar función para que aparezca un cuadro de creación de fórmula guiada, con algunos ejemplos básicos.Las fórmulas siempre se escriben con un = delante (por ejemplo = SUMA) y luego debajo, indicando, entre paréntesis, las celdas que se agregarán, separadas con un punto y coma (por ejemplo = SUMA (A3; C2) es la suma de los valores de las celdas A3 y C2) o separadas por sus puntos si desea agregar todas las celdas en el medio de dos (por ejemplo = SUMA (A3; A8) agrega los valores de la celda A3 a la celda A8.
Una forma rápida de crear funciones en Excel es escribir la fórmula en una celda (por ejemplo = SUMA), hacer un espacio y luego seleccionar las celdas que se incluirán en la función, una por una, o presionando el encabezado de una columna o incluso arrastrando el mouse sobre una columna o el rango de celdas cuya suma se va a calcular o se expresa cualquier otro cálculo. Pero recomiendo no olvidar insertar los corchetes. Presione Entrar para aceptar la fórmula, mientras que para salir del modo de función puede presionar ESC .
Funciones y fórmulas de Excel para saber
A continuación, veamos cuáles son las funciones más utilizadas por aquellos que usan Excel. Para cada fórmula también vemos cómo se escribe en Excel en inglés (las cifras también están en inglés).Funciones de cálculo
- SUMA : es la función más utilizada en Excel. Su uso es muy simple, solo escriba la palabra = SUMA en una celda y luego el rango de celdas con los valores que se agregarán.
- COUNT : para contar el número de celdas, use la fórmula = COUNT. NUMBERS
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- PROMEDIO: La función PROMEDIO funciona de manera similar, muestra el valor promedio de una serie de números y se usa escribiendo en una celda = PROMEDIO . Luego arrastre el mouse a lo largo de la columna de celdas para promediar los valores. (Guía)
- MAX : la función MAX es útil cuando hay una larga lista de números en una columna y necesita encontrar el valor más grande. Escriba = MAX (en la celda), luego arrastre el mouse a lo largo de la columna de celdas donde desea encontrar el valor máximo. (Guía)
- MIN : La función MIN es como MAX, solo que se usa para encontrar el valor mínimo en la lista. (Guía)
- PRODUCTO (PRODUCTO): esta función le permite multiplicar los números de las celdas seleccionadas, también es útil para calcular la cantidad de un precio por un porcentaje (por ejemplo, IVA o descuento realizado). Luego escriba = PRODUCTO, haga un espacio y luego inserte las celdas que se multiplicarán o el rango de celdas intermedias. (Guía)
- MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): esta función, que en inglés se llama SUMPRODUCT, le permite seleccionar múltiples listas de números en la hoja de trabajo (por lo tanto, múltiples columnas de datos), multiplicando las sumas de las columnas seleccionadas entre sí. (Guía)
Nota: un método alternativo para seleccionar múltiples elementos para realizar una función matemática es seleccionar elementos individuales escribiendo el comienzo de la función, luego manteniendo presionada la tecla CTRL, puede seleccionar las celdas que desea agregar o multiplicar una a la vez. Después de escribir el paréntesis de cierre ) para cerrar la función, presione ENTRAR para que el resultado se muestre en esa celda.
Funciones SE lógicas
Se pueden crear fórmulas más complejas agregando condiciones . Las funciones con condiciones se crean agregando .SE a la función (por ejemplo SUM.SE). Estas fórmulas le permiten realizar cálculos en las celdas solo si se cumplen ciertas condiciones . Por ejemplo, si tiene una columna de números, puede hacer un promedio de aquellos que exceden un cierto límite con la función PROMEDIO.Para usar una función como MEDIA.SE, debe escribir de la siguiente manera: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10") que significa promediar todas las celdas que tienen un valor mayor o igual a 10. En resumen, el rango de celdas se inserta en el paréntesis, luego el; y luego, entre comillas, la condición. Para facilitar la creación de condiciones, puede usar el creador de funciones en el menú Fórmulas en la parte superior.
Además de SOMMA.SE (SUMIF) (guía) y MEDIA.SE (AVERAGEIF) (guía), otras fórmulas con condiciones muy comunes y fáciles de usar son:
- COUNTIF (COUNTIF): solo cuenta las celdas que satisfacen una condición. (Guía)
- COUNTIF ( COUNTIFS ): como COUNTIF, pero se puede usar para contar datos de cadena. (Guía)
- MIN.PIÙ.SE (MINIFS): devolverá el valor mínimo en un rango de elementos que satisfacen la condición. (Guía)
- MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): como MIN.PIÙ.SE, pero devuelve el valor máximo en un rango. (Guía)
Funciones lógicas
Algunas de las funciones de Excel más útiles son las funciones lógicas que se utilizan para comparar diferentes celdas para devolver resultados basados en los resultados de la comparación. Por ejemplo, la función SE examinará si las celdas coinciden con las condiciones de comparación establecidas. Si la comparación es verdadera, el campo de resultado devolverá cualquier valor especificado si es VERDADERO; de lo contrario, devolverá el valor especificado para FALSO.Para usar la función SE, presione en la celda donde desea mostrar el resultado, luego escriba = SE ( .
Luego haga clic en las celdas que desea comparar, separadas por un operador de comparación. Por ejemplo A2
Luego escriba otro punto y coma, seguido de la palabra "NO" que desea mostrar si la comparación entre valores no es verdadera y, por lo tanto, si el valor de B2 es menor que A2, habremos escrito NO y cerramos el paréntesis .
Finalmente, la fórmula de este ejemplo será: = SE (C7> C8; "YES"; "NO")
Luego puede llenar la columna completa hasta la última fila para realizar la misma comparación en todas las filas.
Un enfoque avanzado para usar la función SE es anidar otro cálculo en los campos Verdadero o Falso. Por ejemplo, si A2
Otras funciones lógicas en Excel incluyen operadores como:
E (Y): si todas las celdas de una lista cumplen con la condición, el resultado es Verdadero, de lo contrario aparece Falso. (ver guía)
NO (NO): esta función se puede usar para invertir el resultado en otra celda; De verdadero a falso o de falso a verdadero. (ver guía)
O (OR): si alguna de las celdas cumple la condición, el resultado es Verdadero, de lo contrario, Falso. (ver guía)
INTERRUPTOR : extrae un cierto valor especificado si se ve dentro de las celdas seleccionadas (consulte la guía)
XOR : si solo una de las celdas enumeradas es True, el resultado será True, si todas son True o todas son False, el resultado será False. (ver guía)
Al igual que con la instrucción SE, es posible reemplazar las salidas verdaderas y falsas con otras fórmulas, haciendo que las funciones lógicas sean una herramienta verdaderamente poderosa de EXcel, aunque compleja de usar en niveles muy avanzados.
Funciones de texto
Para finalizar esta guía de funciones de Excel, hablemos de las funciones de texto, que no son fórmulas o cálculos matemáticos, pero pueden ser útiles para concatenar palabras entre sí o agregar listas de productos, etc. Excel ofrece una cierta variedad de fórmulas de cadena que se pueden usar en estas situaciones.La función CONCAT le permite concatenar múltiples cadenas de texto de diferentes celdas de la hoja de trabajo en una sola cadena. El uso de esta función es simple de escribir y simplemente hacer: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (ver guía). Con tal función es posible combinar varias palabras juntas en diferentes celdas.
Otras funciones de texto y palabras que puede usar en Excel son:
- IZQUIERDA (IZQUIERDA): devuelve el número de caracteres especificado del lado izquierdo de una palabra (consulte la guía)
- DERECHA (DERECHA): devuelve el número de caracteres del lado derecho de una cadena. (ver guía)
- STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): extrae caracteres en el centro de una palabra. (ver guía)
- CANCELAR ESPACIOS (TRIM): elimina espacios al principio o al final de una cadena. (ver guía)
- TEXTO (TEXTO): convierte un valor de cualquier celda en una versión de palabra de ese valor. (ver guía)
- LONGITUD (LEN): para conocer la cantidad de caracteres en una palabra o texto. (ver guía)
Hay funciones de Excel para casi cualquier cálculo o propósito de manipulación de datos que puedas imaginar y aún más. Cuanto más experimente con fórmulas, mejor será con Excel y también podrá administrar hojas de cálculo grandes y completas de datos de todo tipo. La forma más fácil de probar y aprender las funciones es usar el menú Fórmulas, presionar Insertar función y, en la ventana emergente, cambiar la Categoría para ver todas las funciones disponibles y utilizables. La herramienta de creación de fórmulas explica paso a paso cómo seleccionar los diversos criterios, condiciones y celdas, haciendo incluso un trabajo que hasta hace poco era solo para expertos simple.
LEA TAMBIÉN: trucos de Excel para convertirse en expertos en cálculos y presentación de datos
