¡No hay nada peor que encontrar la impresora sin tinta unos días después de reemplazar el cartucho o el tóner! Si otras personas también usan la impresora, es muy probable que alguien la haya usado para hacer una gran cantidad de impresiones sin avisarle, quedando sin tinta rápidamente. Para comprender cuántos documentos se han impreso sin nuestro consentimiento, en esta guía le mostraremos cómo ver el Historial de impresoras de Windows, para realizar un seguimiento del uso de la impresora y poder verificar de inmediato cuántas hojas y cuánta tinta se utilizó durante nuestra ausencia. Para la guía, le mostraremos las herramientas disponibles en el sistema operativo y un programa que le permitirá rastrear todos los documentos impresos. LEA TAMBIÉN: cancele una impresión bloqueada o pendiente y borre la cola
Cómo ver el historial de impresoras de Windows
Para guardar información sobre los documentos enviados a la impresora, tendremos que ajustar algunas configuraciones en Windows. Si queremos actuar de una manera aún más simple y práctica, también le mostraremos cómo usar un programa de terceros para mantener todos los documentos impresos (muy útil en el caso de una impresora compartida en la red o no accesible directamente desde la computadora en uso).Habilitar el historial de impresión en Windows
Para obtener un historial de los archivos impresos en Windows, tendremos que activar la función que le permite guardar los archivos enviados a la impresora localmente. Dado que guardaremos una copia de cada documento o archivo impreso, le recomendamos que limpie la carpeta indicada con frecuencia, para evitar llenar el espacio disponible en su disco duro o SSD.Para habilitar el almacenamiento de los archivos enviados a la impresora en Windows, abrimos el menú Inicio en la parte inferior izquierda, buscamos y abrimos el Panel de control, luego vamos a la ruta Hardware y sonido -> Dispositivos e impresoras . Identificamos la impresora que poseemos o que pretendemos utilizar para futuras impresiones, hacemos clic derecho sobre ella, seleccionamos el elemento Propiedades de la impresora y, en la nueva ventana que aparecerá, vamos a la pestaña Avanzado, para que podamos activar el elemento Mantener documentos impresos .
Para confirmar el cambio, haga clic en Aplicar y finalmente en Aceptar . De ahora en adelante tendremos el historial de archivos de impresora visibles directamente desde la ventana de vista previa (cola de impresión o cola de impresión).
Para ver esta ventana con el historial sin tener que imprimir una hoja, simplemente abra la ruta Panel de control -> Hardware y sonido -> Dispositivos e impresoras como se vio anteriormente, haga clic derecho en la impresora para verificar y finalmente haga clic en Ver impresión en progreso . Alternativamente, abra el menú Inicio en la parte inferior izquierda, busque y abra el programa Administración de impresión, vaya a la ruta Filtros personalizados -> Todas las impresoras y luego haga clic derecho en la impresora que se va a verificar para seleccionar el elemento Abrir cola de impresión .
Si no queremos abrir demasiadas ventanas, también podemos verificar el historial de impresión abriendo el Explorador de archivos o Mi PC y visitando la ruta C: \ Windows \ System32 \ spool \ PRINTERS, donde encontraremos todos los archivos enviados a la impresora en un formato ilegible ( SHD y archivos SPL, que generalmente están vinculados en pares para cada documento enviado a la impresora).
Cualquiera que sea el método utilizado, podremos averiguar cuántos documentos se han enviado a la impresora, para darnos cuenta de inmediato de la cantidad de tinta consumida (especialmente con las impresiones más largas) y también obtener la fecha y hora de envío. Desafortunadamente con este método, las instrucciones y configuraciones enviadas a la impresora se almacenarán, por lo que solo podremos obtener el nombre y la extensión del archivo enviado para imprimir: por lo tanto, no podremos usar este método para recuperar un documento impreso en el pasado del cual no tenemos el archivo original
Habilite el historial con PaperCut Print Logger
Si deseamos utilizar un programa de terceros para monitorear los procesos de todas las impresoras conectadas a la computadora, recomendamos descargar el programa gratuito PaperCut Print Logger.
Una vez instalado en nuestra computadora, comenzará a monitorear de inmediato todas las impresiones realizadas, para que podamos recuperar información valiosa sobre cada proceso de impresión llevado a cabo sin nuestro consentimiento.
Para ver el historial de impresión generado por el programa, abra el menú Inicio en la parte inferior izquierda, busque la carpeta PaperCut Print Logger, expanda y finalmente haga clic en Ver datos de impresión . Se abrirá una página web local (funciona incluso sin Internet) con en primer plano todos los trabajos de impresión iniciados por la computadora en uso, con información detallada sobre la fecha y hora de impresión, el usuario que inició la impresión, el número de páginas, el número de copias, la impresora utilizada y el nombre del documento desde el que comenzó la impresión.
conclusiones
Como hemos visto en las líneas anteriores de esta guía, ver el historial de impresión en Windows es bastante simple, pero tendremos que actuar con anticipación para obtener información sobre los trabajos de impresión posteriores (no podremos ver los documentos impresos antes de la activación historial en Windows o la instalación del programa PaperCut Print Logger). Si, por otro lado, también queremos volver a imprimir los documentos ya impresos, tendremos que consultar el historial de impresión incluido dentro de cada impresora (generalmente limitado a un cierto número de documentos y restablecer cada vez que se apaga el dispositivo).Si queremos verificar el nivel de tinta o tóner en nuestra impresora, lea nuestra guía sobre cómo verificar el nivel de tinta de la impresora .
Para agregar uno nuevo impreso en Windows, solo lea los pasos descritos en nuestro artículo sobre Agregar una impresora en Windows .
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