En la oficina o en el trabajo, muchas veces nos encontramos con dos documentos con el mismo título y con el mismo tamaño, sin poder distinguir uno del otro de manera efectiva. Antes de hacer desastres y enviar o compartir un documento incorrecto, podemos usar uno de los métodos que se describen a continuación para comparar textos y documentos de Word y PDF para ver las diferencias y unificarlas, a fin de no tener demasiadas versiones diferentes del mismo archivo y obtener el documento final con todos los cambios ya aplicados. En esta guía, por lo tanto, le mostraremos cómo comparar dos documentos similares de Word o PDF, utilizando las herramientas disponibles de Microsoft Office y Adobe Reader y los programas y sitios que le permiten realizar esta verificación de forma completamente automática, sin tener que pagar euro.
Cómo comparar documentos de Word
Si tenemos dos archivos de Word idénticos y queremos descubrir las diferencias dentro del texto, simplemente abra el primer documento con Word, presione el menú Revisar y finalmente presione el botón Comparar .
Al presionar el botón Comparar en el menú desplegable, se abrirá una nueva ventana, donde tendremos que cargar el segundo documento para compararlo. Para que la comparación funcione, los dos archivos deben tener el mismo nombre o un nombre similar suficiente para activar la comparación. Al final de la carga, aparecerá una nueva ventana dividida en 4 partes, en la que podremos ver los cambios en la parte izquierda (columna Revisiones), el texto original en el centro y las diferentes versiones de la misma en la parte derecha. Al agregar o modificar revisiones, podremos reunir todo en un solo documento, listo para imprimir o guardar en una nueva posición.
Si, por otro lado, queremos integrar directamente las revisiones en nuestro documento original, presionamos las Revisiones, luego en Comparar y luego en Combinar : podremos cargar el documento original y los documentos modificados por nuestros colaboradores, para que podamos combinar todos los cambios en un solo documento final.
Para revisiones de documentos pequeños también podemos usar la función Mosaico, presente en el menú Ver .
Con los botones Nueva ventana y Dividir puede dividir la ventana de Word para cargar un nuevo documento, a fin de desbloquear también los botones Mosaico, Desplazamiento continuo y Restablecer posición de la ventana . Obviamente con estas funciones la comparación será totalmente manual, tendremos que leer cuidadosamente ambos documentos para encontrar las diferencias de inmediato.
Si no tenemos instalado Microsoft Word en nuestra computadora, podemos confiar en el paquete gratuito LibreOffice. Una vez descargado en nuestra computadora, abrimos el programa LibreOffice Writer (la palabra gratuita), abrimos el primer documento, luego presionamos el menú Editar, luego las Revisiones y finalmente el documento Comparar .
De esta forma, podremos comparar todas las revisiones detectadas por el programa y fusionarlas o modificarlas cuando sea necesario, para que podamos generar el documento final.
Cómo comparar documentos PDF
Si necesitamos comparar dos documentos PDF idénticos, Adobe Acrobat Reader proporciona una herramienta dedicada pero pagada; Si no queremos gastar dinero, podemos confiar en la aplicación en línea de PDF24 Tools, que le permite cargar los dos archivos PDF y compararlos.
Todo lo que tenemos que hacer es presionar Elegir el archivo en la sección Primer archivo, cargar el PDF original, presionar Elegir el archivo en la sección Segundo archivo y cargar el PDF modificado o revisado. El sitio leerá ambos y nos mostrará las diferencias entre los dos archivos, para que podamos decidir qué guardar y qué corregir si es necesario. Al final del trabajo, podemos elegir si combinar los archivos o generar un nuevo PDF gratuito con todos nuestros cambios aprobados, para que podamos obtener un solo documento PDF listo para imprimir o compartir con colegas.
Además de los archivos locales, el sitio también le permite cargar documentos almacenados en la nube, específicamente los archivos disponibles en Dropbox o Google Drive.
Alternativamente, podemos usar la aplicación web proporcionada por Daftable Online.
En este caso también, todo lo que tenemos que hacer es cargar los dos archivos en los dos cuadros que se ofrecen, presionar los botones de Elegir archivo respectivos, luego presionar Comparar en la parte inferior. El sitio cargará nuestros archivos PDF y comenzará la comparación, mostrándonos de inmediato las diferencias y permitiéndonos modificar o combinar los que consideremos apropiados para agregar o eliminar al documento original en nuestro poder.
El sitio es muy práctico, también es compatible con documentos de Word (por lo que podemos usarlo como una alternativa gratuita a Office), pero por el momento tiene una limitación: no podemos cargar documentos de más de 10 MB y con más de 300 páginas, así que mejor ajuste en consecuencia si tenemos archivos tan grandes
conclusiones
Comparar archivos de Word y PDF es muy simple, a pesar de la presencia de herramientas pagas (Microsoft Office y la extensión para Adobe Acrobat Reader), podemos comparar textos y documentos de Word y PDF para ver diferencias y unificarlos con LibreOffice y con algunos sitios en línea, que ofrecen herramientas válidas accesibles para todos y fáciles de usar incluso para usuarios que no están muy familiarizados con la PC y la tecnología en general.Aún en el tema de las comparaciones, podemos seguir leyendo nuestra guía sobre cómo encontrar archivos duplicados en su computadora, sobre cómo encontrar diferencias entre las imágenes .
Si, en cambio, quisiéramos comparar dos tablas de Excel aparentemente similares, podemos leer nuestro artículo completo sobre cómo comparar dos tablas de Excel .
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