Uno de los diagramas más utilizados en el sector empresarial es el diagrama de Gantt, un tipo particular de gráfico que le permite ordenar todas las actividades en líneas de tiempo bien espaciadas, para que pueda comprender de inmediato la duración del trabajo realizado. Estos tipos de diagramas son ampliamente utilizados, por ejemplo, por Microsoft y Mozilla para mostrar la duración del soporte para los sistemas operativos o programas realizados, pero pueden ser muy útiles cuando tenemos que planificar las fechas en las que se debe realizar el trabajo, las dependencias entre los diferentes fases y subfases, las personas involucradas en el proyecto para coordinar y muchas otras informaciones más o menos detalladas. Si nunca antes hemos creado estos diagramas, en esta guía le mostraremos cómo crear diagramas de Gantt para proyectos y planes utilizando los programas más famosos disponibles tanto en el lugar de trabajo como en el hogar.
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1) Microsoft Excel
El programa que recomendamos usar para crear rápida y rápidamente un nuevo diagrama de Gantt es Excel, el administrador de hojas de cálculo incluido en el paquete de Office y disponible en cualquier oficina o empresa. Para crear un nuevo diagrama de Gantt, abrimos Excel y, en la pantalla inicial, desplazamos la página de los modelos hasta encontrar el modelo llamado Planificación de proyectos de Gantt . Se abrirá una nueva hoja de cálculo inmediatamente con el diagrama listo para usar.
También podemos buscar otros modelos de Gantt escribiendo en la barra de búsqueda superior de Gantt y eligiendo entre los 5 modelos propuestos por Microsoft.
Gran parte del trabajo gráfico ya está hecho, solo tendremos que modificar las celdas en las que está presente el nombre del proyecto, modificar los nombres de las diversas actividades, insertar las fechas de inicio y duración del plan, insertar (también más tarde) también las fechas inicio y fin de la actividad y, por último, el porcentaje de finalización de la actividad. Cada modificación dentro de las celdas corresponde a una modificación de las barras en el lado derecho, que es el verdadero diagrama de Gantt. Al final de los cambios, simplemente haga clic en el botón Guardar en la parte superior para guardar una copia de su diagrama, de modo que pueda compartirlo con otros colegas.
2) Microsoft PowerPoint
Otra herramienta en el paquete de Microsoft Office que le permite crear diagramas de Gantt es PowerPoint, el programa para administrar diapositivas y diapositivas. Para hacer esto, abrimos PowerPoint en nuestra PC y, en la pantalla inicial, escribimos en la parte superior de la barra de búsqueda de Gantt, para comenzar la búsqueda en línea del modelo apropiado. Tendremos 5 modelos Gantt para explotar, elegimos el que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Una vez que se abre el modelo, podremos cambiar el título de la diapositiva y también modificar los diversos elementos insertados en el diagrama, decidir el nombre de las diversas actividades, la duración de las diversas líneas del diagrama y la presencia (o no) de las actividades importantes, resaltadas en nuestro caso de rombos amarillos. En la segunda diapositiva suele aparecer la leyenda del diagrama, para poder ayudar a comprender los datos ingresados. Una vez que haya editado todos los campos como desee, haga clic en el botón Guardar en la esquina superior izquierda para crear una copia de nuestro diagrama de Gantt en la presentación, listo para ser proyectado en una conferencia o reunión.
3) Microsoft Visio
El programa más popular para diagramas de flujo es, por supuesto, Microsoft Visio, que es más funcional que el otro programa de Office, Microsoft Project, destinado a ser absorbido por las plataformas en la nube para las empresas. Abrimos este programa (desafortunadamente no está integrado en Office y debe comprarse por separado) y, en la pantalla de inicio, escribimos Gantt en la barra superior para abrir el modelo ofrecido en línea por Microsoft.
Al comienzo del modelo, se nos pedirá que ingresemos de inmediato los datos que caracterizarán el diagrama, como el número de actividades, la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto y la duración esperada. Una vez que se completa la compilación inicial, hacemos clic en Aceptar para generar el diagrama de Gantt real; Para aplicar todos los cambios necesarios, simplemente haga clic en uno de los puntos del diagrama o use la práctica barra lateral, donde están los botones principales para administrar este tipo de diagrama. Esta es la opción decididamente más difícil, pero si somos profesionales y Visio es nuestro pan de cada día, un diagrama de Gantt generado con él es definitivamente un paso adelante en comparación con todos los otros modelos vistos hasta ahora.
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4) LibreOffice
Si queremos crear diagramas de Gantt en el hogar sin alterar el paquete de Office (que recordamos es de pago), podemos usar el paquete gratuito de LibreOffice para lograr el mismo resultado. En primer lugar, descargamos LibreOffice en nuestra PC, usando el enlace aquí -> Descargar LibreOffice. Una vez que la suite se agrega a nuestro sistema, podemos descargar los modelos de diagrama de Gantt disponibles en línea y compatibles con LibreOffice.
Los mejores modelos que podemos descargar son los siguientes:
- Diagrama de Gantt (simple)
- Plantilla de diagrama de Gantt
Descargamos el que mejor se adapta al trabajo que tenemos que hacer haciendo clic en el enlace de descarga contenido en la página (puede reconocerlo por la gran flecha verde que acompaña al enlace). Una vez que el modelo se haya descargado en la computadora, ábralo con LibreOffice Calc para obtener un diagrama de Gantt listo para ser compilado.
Modificamos todas las celdas rellenables e insertamos el nombre de la actividad, la duración del proyecto y la duración efectiva, para modificar también las líneas presentes en la parte derecha de la hoja de cálculo (el diagrama de Gantt real). El modelo más complejo no tiene nada que envidiar a las soluciones ofrecidas por Office, mientras que el modelo simple es para aquellos que desean generar diagramas de Gantt muy simples y lineales.
5) Proyecto Gantt
Otro programa gratuito, en italiano, con el que podemos crear un diagrama de Gantt eficiente es GanttProject.
Con GanttProject puede planificar grandes proyectos dividiéndolos en numerosas actividades menores, ver los horarios y dependencias entre diferentes actividades, las fechas del calendario de las actividades y los recursos que ocupan. Con el diagrama de Gantt es posible ver la duración de cada actividad hasta el final del proyecto y monitorear y controlar su desarrollo a lo largo del tiempo. Los proyectos también se pueden configurar con gran detalle, y se puede realizar un seguimiento de todos los cambios y actualizaciones realizados en el proyecto. GanttProject está compilado en Java y está disponible para Linux, Mac OS X y todas las versiones de Windows, pero requiere la presencia del componente Java (JRE) en la PC para funcionar.
6) TeamGantt
TeamGantt es una aplicación web que se puede utilizar de forma gratuita para gestionar un proyecto con hasta tres personas. Luego están los planes de suscripción para un uso menos limitado. Tan pronto como visite el sitio web de TeamGantt, aparecerá de inmediato una interfaz similar a MS Project y podrá comenzar a crear de inmediato el archivo de administración de su proyecto. Su uso es muy simple para administrar y planificar trabajos y proyectos complejos, crear la lista de actividades, organizar los recursos involucrados, dividir en sub-actividades y establecer plazos y duraciones.
7) gantt.io
gantt.io es un sitio que le permite crear gráficos Gantt ilimitados, con estilos gratuitos y funciones de exportación en varias resoluciones (la versión gratuita solo permite en baja resolución), diseñadores de estilos y más. Una vez registrado (tan rápido que no requiere ni confirma el correo electrónico), podemos elegir entre crear un diagrama a partir de un modelo o crearlo desde cero y ambos dan la posibilidad de personalizar el diseño cambiando colores, textos y estructura en general.
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