Esta no es una respuesta automática, es simple, está en las opciones de cualquier servicio o programa de correo electrónico y puede configurarse con filtros, en mdo que, dependiendo del remitente y el asunto, ya se responde de cierta manera preconfigurado. En este caso, se trata de crear plantillas de mensajes para utilizarlas como respuestas predefinidas pero variables.
El área es sin duda la que funciona, donde tal vez reciba correos electrónicos de confirmación o donde tenga que solicitar trabajos o tareas de los centros de soporte, siempre usando la misma fórmula formal .
El software que crea plantillas de mensajes o "facsímiles" puede ser una alternativa muy ventajosa para evitar reescribir las mismas cosas cada vez, a fin de automatizar el proceso de escribir los mensajes .
Típicamente, para tales operaciones, uno prepara un archivo de texto que actúa como un facsímil, en el que solo cambia el nombre del destinatario y quizás algunos otros datos.
En este caso, se obtiene un generador de facsímil que puede alcanzar incluso un nivel de detalle muy profundo.
Por ejemplo, puede agregar diferentes presentaciones, diferentes fórmulas de cortesía, diferentes formas de saludos, etc., que se utilizarán según el destinatario del mensaje o el asunto.
Se podría generar una carta simplemente seleccionando los puntos previamente escritos y adaptándolos para el caso específico .
Una vez creado, el programa le permite ensamblarlos con una interfaz simple compuesta por cajas de control y cajas de radio.
Por lo tanto, el programa Form Letter Machine ayuda a escribir cartas y correos electrónicos al mezclar notas ya escritas.
Es útil para las personas que regularmente necesitan enviar correos electrónicos similares, que incluyen diferentes componentes en diferentes circunstancias.
De esta manera, es posible componer un mensaje haciendo un collage entre varios textos y entre párrafos ya escritos, cada uno personalizado para un tipo específico de respuesta.
El programa está inicialmente en inglés, pero ofrece la posibilidad de personalizarlo yendo al elemento de menú " Editar árbol de configuración ".
Desde aquí puede establecer las distintas categorías para organizar diferentes tipos y fórmulas de "facsímiles" que indican cuándo y con qué propósito deben usarse.
Es prácticamente como crear procedimientos de escritura guiados, para ellos mismos o para apoyar la capacitación de otras personas.
Se puede ver una vista previa del mensaje en tiempo real en el centro de la ventana y le permite ver cómo está compuesto.
Para un uso más avanzado, el programa también admite variables definidas por el usuario, por lo que puede personalizar rápidamente el modelo con un nombre u otros datos específicos.
Entre las variables preconfiguradas, están las temporales, la fecha, el mes, el día, la hora, el año, etc., que se basan en el reloj de la computadora.
Por ejemplo, si mira el mensaje de ejemplo que aparece la primera vez que abre el programa, notará el incipit con "Estimado% Name%" escrito en él.
En la parte superior, puede cambiar la variable Nombre al nombre para usar realmente.
Una vez que el mensaje se ha configurado, simplemente presione el botón "Copiar al portapapeles" en la parte inferior y luego abra su cliente de correo electrónico y pegue el texto copiado.
Form Letter Machine es un programa gratuito para Windows, muy simple, adecuado para quienes trabajan mucho con correos electrónicos y para uso profesional.
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