Los documentos digitales, es decir, los creados con la computadora, difieren entre sí según el formato de archivo y el programa utilizado para escribirlos. Al guardar un nuevo documento de texto con un programa como Microsoft Word, puede elegir entre varios formatos de archivo.
La elección es importante porque si este documento se enviará a otra persona, asegúrese de que él o ella pueda abrirlo con su programa de escritura, que puede ser Microsoft Word u otro.
A continuación, vemos los formatos más comunes utilizados por los documentos digitales, es decir , los tipos de archivos que pueden ser generados y creados por un procesador de textos como Word, LibreOffice Writer, Google Docs u otros.
El mismo tipo de distinción también se aplica a los formatos de archivo de hoja de cálculo, como los creados con Excel y las presentaciones, como los creados con Powerpoint .
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1) .DOCX .XLSX .PPTX
En la actualidad, el .docx es el formato de archivo predeterminado de Microsoft Word, introducido a partir de la versión de Office 2007.
En el momento de su lanzamiento, creó muchos problemas para aquellos que usaban Office 2003 o versiones anteriores de Word que no podían abrir los archivos docx sin instalar un complemento adicional.
De hecho, recuerdo que en 2008, la guía sobre cómo abrir archivos Docx con Office 2003 se había convertido en el artículo más buscado en este blog.
El formato Docx es muy diferente del formato .doc, porque es un archivo comprimido comprimido basado en XML (Extensible Markup Language) y tecnologías de compresión zip.
De hecho, puede intentar abrir un archivo Cox con programas como 7Zip o Winzip para ver cómo se puede extraer el contenido de muchos archivos xml en una carpeta.
Los archivos Docx, al estar comprimidos, son mucho más pequeños que los archivos doc.
Además, dado que es un conjunto de archivos xml, en caso de que el archivo docx se dañe, aún es posible recuperar parte de su contenido.
Lo mismo ocurre con los archivos creados con Excel, .XLSX y con Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
El .Doc es el predecesor del formato .docx, que todavía se usa ampliamente hoy en día, aunque ya no debería ser el estándar predeterminado para guardar programas como Word.
Las últimas versiones de Office y otros programas como LibreOffice le permiten guardar archivos en este formato que, por lo tanto, sigue siendo popular y protege contra cualquier incompatibilidad.
Supongamos que si desea asegurarse de que quien reciba un documento pueda leerlo sin problemas, es mejor enviarlo en formato .DOC y no en .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
El archivo DOCM se describe como un "documento de Word habilitado para macros".
Los formatos con la M nacieron con Office 2007 e incluyen macros o automatismos.
Si desea que la macro dentro del documento, la hoja de cálculo o la presentación funcionen, debe guardar ese archivo como DOCM, XLSM o PPTM.
Si recibe dicho archivo por correo electrónico, nunca lo abra antes de haberlo verificado con un antivirus porque las macros pueden contener virus muy potentes.
4) .DOTX .XLTX .POTX
El formato "x" de los documentos de Word, Powerpoint y Excel es un formato de archivo más nuevo que sirve como plantilla para mantener una apariencia coherente entre los diferentes documentos.
Básicamente, si está creando un documento y planea tener otros similares, también puede guardarlo en formato DOTX para que luego pueda comenzar desde este y escribir otro con el mismo modelo.
5) .DOT .XLT .POT
El predecesor de formatos como dotx es un modelo para otros documentos escritos con Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Al igual que los formatos X (dotx), este formato apareció con el lanzamiento de Office 2007.
La "m" al final indica que el modelo admite la activación de macros.
Este tipo de archivo se usa solo en contextos comerciales.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT significa OpenDocument Text y es el formato estándar de código abierto para documentos de texto.
Esto significa que la mayoría, si no todos, los programas de escritura (incluido Microsoft Word) deberían poder abrirlos.
Un documento guardado en este formato con Office debe aparecer idéntico en OpenOffice, en LibreOffice y en cualquier otro programa.
Al igual que la última generación de formatos de archivo de Office, se basa en XML.
ODS ODS (OpenDocument Spreadsheet) es el equivalente de un archivo de Excel mientras que ODP (OpenDocument Presentation) de un archivo de PowerPoint.
8) .ABW
ABW es el formato de un archivo creado con el programa AbiWord y no se puede abrir con Word.
9) .WPS
El formato WPS es el de los archivos creados con el antiguo programa Microsoft Works que hasta hace unos años se preinstalaba de forma gratuita en las PC con Windows.
Los archivos WPS se pueden abrir con Word o LibreOffice sin problemas.
10) .RTF (formato de texto enriquecido)
RTF es el formato universal de documentos digitales, el que se puede abrir con cualquier programa.
Incluso se puede abrir un archivo RTF con el programa Wordpad incluido en Windows y gratis, incluso si se puede perder parte del formato.
El formato RTF tampoco puede contener MACRO (y, por lo tanto, también es un archivo seguro y siempre libre de virus).
11) XLSB (formato de archivo binario Excel)
Este es un formato de Excel que le permite comprimir archivos hasta un 75%
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