Quienes trabajan con el correo electrónico pueden tener la necesidad de evitar que los destinatarios de un correo electrónico enviado a varias personas tengan la posibilidad de reenviar o responder a todos, es decir, no pueden reenviar el mensaje a otros o responder a todos los copiados Esta funcionalidad solo existe en el cliente de correo electrónico Microsoft Outlook, 2003, 2007 y 2010 .
La protección de los correos electrónicos enviados evita que el destinatario de un mensaje copie, imprima o reenvíe este correo electrónico.
Las razones para usar esta configuración pueden estar relacionadas con la confidencialidad de la información presente en el mensaje o con el deseo de evitar que alguien responda a un correo electrónico grupal.
Para evitar la respuesta a todos, hay dos modos, uno con una configuración manual y el otro con un complemento para el programa.
La protección no será absoluta, solo puede actuar como elemento disuasorio porque, si ese correo protegido se abriera con otros clientes de correo electrónico que no sean Microsoft Outlook, la protección sería ineficaz.
Sin embargo, en organizaciones y oficinas donde el correo solo se puede leer con Outlook, esta protección es más difícil de eludir.
El método manual para deshabilitar "Responder a todos y" Reenviar " se describe paso a paso en una página de ayuda de Microsoft Outlook .
La creación del módulo de protección es muy simple y se puede hacer de una vez por todas, con la posibilidad de configurar o no el bloqueo de acuerdo con el correo electrónico.
Si lo prefiere, puede usar un complemento para Exchange y Outlook (solo 2007 y 2010) que desactiva la respuesta a todos y el reenvío de un correo electrónico enviado.
El complemento NoReplyAll (gratuito) se puede descargar e instalar en la computadora utilizada para enviar mensajes de correo electrónico.
Al volver a abrir Outlook y redactar un nuevo mensaje después de instalar esta extensión, debería ver dos botones nuevos, en el menú superior, con los que puede deshabilitar la funcionalidad de reenvío a otros.
Al intentar enviarte ese correo electrónico a ti mismo, protegido por Responder a todos, notarás que al volver a abrir el mensaje recibido, los botones para reenviar el mensaje y responder a los destinatarios que están copiando el correo electrónico están deshabilitados.
La respuesta al remitente obviamente sigue siendo posible.
Si el usuario intenta reenviar o responder a todos desde el menú rápido en Outlook (que no está deshabilitado), se abrirá una advertencia de que la funcionalidad no está disponible.
Si el destinatario del correo electrónico no usa Microsoft Exchange o Outlook e intenta responder a todos, incluso si no está deshabilitado, los otros destinatarios no se copiarán automáticamente, lo que, si es necesario, se seleccionará manualmente.
Como característica adicional, desde el menú de configuración de este complemento ( Herramientas -> Opciones ), es posible enumerar algunos términos clave para recibir advertencias al enviar un mensaje sin un archivo adjunto.
Un método más efectivo para proteger la confidencialidad de los correos electrónicos enviados a través de Outlook es el complemento BCCThis que le permite enviar mensajes CCN privados adjuntos al correo electrónico, visibles solo para algunos.
