Cuando necesite firmar un documento para enviarlo por correo electrónico o digitalmente, lo que suele hacer es imprimirlo, firmarlo y volver a digitalizarlo con un escáner. Este proceso siempre es muy engorroso y lleva mucho tiempo entre una firma y otra. Hoy en día, hay una forma mucho más rápida de firmar documentos, utilizando algunos programas y aplicaciones muy efectivos, fáciles de usar y absolutamente seguros.
Podemos poner este tipo de firmas incluso si el documento es un PDF no editable y no rellenable, agregando la firma en los cuadros de texto.
Descubrimos en esta guía todos los programas y aplicaciones que se utilizarán para firmar archivos PDF y documentos importantes, evitando imprimir y escanear las hojas.
Esta firma electrónica tiene valor legal como si realmente hubiéramos firmado en el documento, pero para obtener la certificación debe tener una identidad digital certificada (SPID).
Aplicaciones y sitios web para firmar documentos
Se pueden utilizar los siguientes sitios web y aplicaciones web, sin cargo, tanto desde la PC como desde el teléfono inteligente1) HelloSign que funciona como un sitio o aplicación para iOS y Android, excelente para escanear documentos con la cámara o importar un archivo, que luego puede editar, completar sus campos, agregar una firma y exportarlos como PDF. Las firmas emitidas a través de HelloSign son legalmente válidas. La aplicación se integra con Google Drive, Google Docs, G Suite, Dropbox, Box, una serie de CRM y otras aplicaciones. Su plan gratuito está limitado a 3 documentos por mes.
2) DottedSign, aplicación web para iPhone y Android, le permite firmar documentos incluso trabajando en colaboración con otras personas. Puede realizar un seguimiento del estado de los documentos y, una vez listos, estarán disponibles para descargar en PDF. Todo el proceso está protegido por un sistema de encriptación. El plan gratuito está limitado a tres documentos por mes.
3) SignRequest es otra solución para firmar documentos en línea. Este servicio se basa completamente en la Web y ofrece la oportunidad de trabajar en colaboración. Puede crear plantillas, cuentas personalizadas, trabajar con otros usuarios y enviar documentos en masa. Se integra con aplicaciones de Google, Slack, Salesforce y otras alternativas. El plan gratuito está limitado a 10 documentos por mes. Hablamos sobre este servicio en línea en el artículo sobre la firma digital en línea para documentos y contratos escritos a mano en PC y teléfonos móviles.
4) DocHub es una herramienta web para firmar y editar documentos PDF. Se integra con Gmail, Google Drive y Dropbox y también le permite generar un enlace desde la aplicación para compartir cada documento fácilmente. El plan gratuito le permite tener un límite de 5 documentos por mes y 2000 documentos por cuenta.
5) SignOnDoc es otro servicio para firmar archivos PDF y documentos en línea, con un plan gratuito de 6 documentos por día.
Firmar documentos en una PC con Windows
Adobe Reader le permite firmar cada PDF de una manera realmente simple.
Abrimos el famoso programa Adobe, luego hacemos clic en la parte superior de la pestaña Herramientas ; entre estos tendremos que hacer clic en la herramienta Rellenar y firmar .
En el editor, hacemos clic en Seleccionar un archivo para cargar el documento a firmar, buscamos el cuadro de texto, hacemos clic en él y seleccionamos Firma para crear la firma personal.
En este punto, podemos escribir en cursiva a mano alzada usando el mouse (muy difícil), usando el dedo en el trackpad de la computadora portátil (más preciso pero aún difícil) o puede optar por cargar la firma como una imagen (mucho más cómoda).
En caso de que queramos usar la imagen de la firma, tomemos una hoja de papel, fírmela, enmarquela con la cámara web de la computadora o con la cámara del teléfono celular y tomemos una foto de la firma.
La imagen puede cargarse en la PC y almacenarse en Adobe Reader DC.
De esta manera, no puede equivocarse y no tiene que escribir la firma con el mouse, lo cual es difícil y muy inexacto.
La firma solo necesita ser fotografiada una vez y luego se guarda en la computadora sin la necesidad de usar los servicios en la nube de Adobe.
Para firmar documentos de Word (.doc y .docx) simplemente use el programa homónimo incluido en el paquete de Microsoft Office (de pago) o, alternativamente, use el paquete de oficina gratuito LibreOffice.
Firmar documentos en Mac
En una Mac no es necesario instalar Acrobat DC (aunque esté disponible aquí ), solo use la aplicación Vista previa ya incluida en el sistema.
Abrimos el documento que se firmará con Vista previa, hacemos clic en el campo a rellenar y escribimos nuestra firma en el panel táctil con el dedo, precisamente; La vista previa de la firma será visible en la pantalla.
Incluso con la aplicación Vista previa, puede usar la cámara web para fotografiar nuestra firma escrita en papel y hacerla utilizable para documentos digitales y PDF.
Para firmar documentos de Word, podemos usar las mismas herramientas que se ven en Windows, es decir, Microsoft Office para Mac (de pago) o LibreOffice para Mac (gratis).
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Firmar documentos en teléfonos inteligentes y tabletas con Android
Si queremos firmar en movimiento con nuestro teléfono inteligente Android, hay varias aplicaciones dedicadas al propósito y capaces de administrar cualquier tipo de documento y PDF.
Entre estos, puede usar el mismo Adobe Acrobat DC que ya hemos visto para PC con Windows.
La firma requiere que instale un complemento adicional llamado Adobe Fill And Sign DC que le permite crear la firma y firmar todos los documentos PDF abiertos con Acrobat.
Crear una firma es fácil y solo debe hacerse una vez tocando la pantalla donde desea firmar y creando su propia firma.
Dado que firmar con el dedo en un teléfono móvil puede ser difícil, sería apropiado remediar una punta, como la incluida en el Samsung Note (definitivamente los teléfonos inteligentes ideales para colocar firmas electrónicas).
Para firmar documentos de Word, podemos usar la aplicación del mismo nombre para Android, que se proporciona de forma gratuita (solo con una cuenta de Microsoft) -> Microsoft Word para Android .
Otras aplicaciones que podemos intentar firmar PDF pero también documentos de Office son: DocuSign, Foxit Mobile PDF, Xodo PDF y SignEasy.
Firmar documentos en iPhone y iPad
Desde iOS 12 es posible firmar los documentos recibidos a través de la aplicación Correo, por lo que ni siquiera tiene que instalar una aplicación adicional.
Para aplicar la firma, haga clic en Correo, abra el mensaje de correo electrónico con el archivo adjunto que se puede incluir; una vez que se muestre el archivo adjunto, toque el botón Editar . Ahora tocamos el ícono con el signo más para agregar una firma, texto u otro.
También podemos cargar un PDF en un nuevo correo electrónico (botón Agregar archivo adjunto ) y, una vez cargado desde la aplicación, presione el botón Editar para aplicar la firma.
La alternativa es usar Adobe Acrobat DC nuevamente, una aplicación que funciona muy bien como ya se vio para PC y Android.
Simplemente mantenga presionado en algún lugar de un documento PDF y luego seleccione la herramienta de firma para ingresar al editor de escritura.
En cuanto a PC y Android, no es necesario registrar una cuenta en Adobe y no hay nada que pagar.
Se puede usar junto con Adobe Fill and Sign, la aplicación para firmar y llenar documentos PDF sin tener que imprimirlos, directamente desde iPhone o iPad.
Hay muchas otras aplicaciones de iOS para aplicar firmas a los documentos, pero la mayoría de ellas son pagas, por lo que decidimos ignorarlas: si podemos obtener la firma electrónica con sistemas integrados o con Adobe, no vale la pena considerar una aplicación por una tarifa!
También podemos firmar documentos de Word en iPhone y iPad usando la aplicación del mismo nombre, provista gratuitamente por Microsoft (solo con una cuenta) -> Microsoft Word para iOS .
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