Microsoft Outlook es el programa más utilizado y famoso en el mundo para administrar el correo electrónico en su computadora, incluso si es un programa incluido en el paquete de Office. Outlook es vital en muchas organizaciones, no solo por sus obvias capacidades de administración de correo electrónico, sino también por su calendario, tareas y funciones de libreta de direcciones.
Para las empresas, la conveniencia es conectar Outlook a un servidor de Exchange para que todos puedan compartir la misma libreta de direcciones y calendarios, convirtiéndose en una excelente herramienta para la colaboración a nivel corporativo.
Para uso doméstico, Outlook se utiliza principalmente para descargar el correo a su PC y almacenarlo fuera de Internet, pero aunque la mayoría de las personas ciertamente no usan un servidor Exchange en casa y probablemente ni siquiera saben lo que es características, las funciones de Outlook lo convierten en una poderosa herramienta de gestión de actividades también para uso personal y no profesional, para leer correos electrónicos, seguir citas, organizar libretas de direcciones y mucho más.
En esta guía, hacemos un curso conciso y concentrado sobre cómo usar Microsoft Outlook (tomando su última versión, Outlook 2013 ) para aprender sus funciones principales y configurarlo con cada cuenta de correo electrónico .
Cualquiera que tenga programas de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) también tiene Outlook en la computadora y puede abrirlo para un primer acceso.
Al ser un producto de la serie Office, encontrará una interfaz familiar, un poco similar a la de Word, incluso si sirve algo completamente diferente.
La vista predeterminada de Outlook es la bandeja de entrada, en la parte superior está la cinta de opciones, oculta para ahorrar espacio en la pantalla.
Para ver y ocultar rápidamente la cinta, simplemente presione las teclas CTRL - F1 .
Puede bloquear la barra presionando la chincheta que sirve para arreglarlo y no ocultarlo más.
La cinta de cinta hace que sea muy fácil encontrar los botones para activar las funciones y usar las herramientas del programa.
La pestaña Inicio tiene diferentes botones según el modo y la pantalla en la que se encuentre.
En la pantalla principal, hay opciones para el correo.
A lo largo del borde izquierdo de Outlook hay carpetas, mientras que en la parte inferior de este panel están los modos de Outlook: Bandeja de entrada, Calendario, Personas, Tareas, etc.
Al hacer clic en la flecha en la parte superior del panel de navegación, se expande en el panel para ver la estructura de carpetas de la cuenta de correo electrónico.
Haga clic en los tres puntos para acceder a modos de Outlook adicionales: notas de Outlook, carpetas y accesos directos.
Desde las "Opciones de navegación" puede cambiar el orden en que aparecen los diferentes elementos y desactivar la navegación compacta si está utilizando un monitor grande.
La pestaña Enviar / Recibir se refiere específicamente a las funciones de la bandeja de entrada, pero también aparece en otros modos (calendario, tareas, etc.), incluso si no tienen la misma funcionalidad.
Dependiendo del tipo de protocolo de correo que esté utilizando (IMAP o POP), es posible que pueda o no descargar solo los encabezados de los mensajes, marcar o deseleccionar los mensajes que se descargarán y otras funciones (que están disponibles solo con Protocolo IMAP, siempre recomendado)
La pestaña de carpetas le permite administrar las carpetas en su cuenta de correo, crear nuevas, elegir las reglas para el archivo automático de correos antiguos y otras propiedades.
En el modo calendario, no hay carpetas, por lo que, desde este menú, los calendarios se pueden copiar o mover.
La estructura de las carpetas es esencial para administrar el correo y mantenerlo ordenado, para no perder mensajes importantes y encontrar el correo más fácilmente.
En otro artículo vimos cómo crear reglas y filtros de correo en Microsoft Outlook para organizar el correo en carpetas .
Las opciones de visualización contienen las funciones esenciales para ocultar o mostrar información y elementos de la interfaz de Outlook, entre los cuales también hay recordatorios .
En el modo calendario, es posible cambiar la forma en que ve los días, con una vista mensual, semanal o diaria y el color.
Las opciones en la cinta de la cinta, como se mencionó anteriormente, cambian dependiendo de dónde se encuentre.
Si está escribiendo un nuevo correo, encontrará todos los botones para formatear el texto, para agregar archivos adjuntos, imágenes, etiquetas, etc.
La pestaña Insertar está presente en cada sección de Outlook y le permite cambiar el contenido de los mensajes, actividades, eventos del calendario.
En el caso de los mensajes de correo electrónico, hay un botón para las Opciones donde se encuentra la elección del tema, los colores, las fuentes y los efectos, el CCN (copia oculta que se utilizará para ocultar a los destinatarios del correo electrónico) y la solicitud de confirmación de leyendo el correo electrónico
La pestaña Revisión contiene las funciones automáticas de corrección ortográfica y gramatical, útiles para no cometer errores al escribir correos electrónicos.
También puede traducir los mensajes enviados a otros idiomas.
Pasemos ahora a configurar una cuenta de correo electrónico que puede ser automática o manual.
La primera vez que inicie Outlook, se le pedirá que configure una cuenta, que también puede omitir inicialmente y agregar más tarde.
De hecho, puede usar Outlook sin una cuenta en el calendario, tareas y modos de notas.
Sin embargo, dado que es un programa diseñado principalmente para la administración de correo electrónico, vale la pena agregar una cuenta de inmediato al probar la configuración automática donde solo necesita ingresar el nombre de usuario y la contraseña que usa para acceder a su buzón.
Si la configuración automática no funciona (ciertamente funciona con las direcciones de Hotmail y Outlook.com, pero no se dice que funciona con otros proveedores), debe continuar con la configuración manual .
Para agregar una cuenta a Outlook, debe ir a la pestaña Archivo en la cinta y seguir el procedimiento de configuración manual.
En la configuración manual, la primera opción es usar una cuenta POP o IMAP (o una cuenta de Exchange si configura Outlook en una oficina)
Ya hemos visto en otro artículo las diferencias entre IMAP y POP que, sintéticamente, son:
- El protocolo POP o Post Office es el protocolo más antiguo utilizado para descargar el correo a la computadora.
- IMAP en su lugar le permite copiar la estructura de carpetas del correo web y sincronizar los mensajes sin hacerlos desaparecer del servidor de correo, con opciones para descargar solo los encabezados de los mensajes, sin llenar la computadora con miles de correos electrónicos y archivos adjuntos.
Si es posible, elija siempre IMAP.
Puede consultar la guía sobre cómo agregar una cuenta de Yahoo Mail a Outlook cambiando los parámetros de acuerdo con su proveedor de correo.
En otro artículo también expliqué paso a paso cómo configurar Microsoft Outlook con GMail para recibir y enviar correo desde la PC.
En Outlook, puede agregar y administrar tantas cuentas de correo electrónico como desee.
Si usa varias cuentas de correo electrónico, como una personal y otra para el trabajo, un cliente de correo electrónico como Outlook realmente puede marcar la diferencia y le permite conectar citas y actividades del calendario para administrar su vida de una manera completa.
Después de agregar dos cuentas, puede elegir la cuenta que desea configurar desde el selector desplegable en la parte superior de la página Información de la cuenta en la pestaña Archivo .
Desde la " Configuración de la cuenta " puede crear una nueva cuenta, reparar una ya agregada, eliminarla, establecer su favorita y cambiar otras configuraciones.
Administración de la libreta de direcciones y agregar contactos en Outlook
Para administrar sus contactos de la libreta de direcciones, abra el modo Personas desde la pestaña Inicio y agregue direcciones y otros detalles desde la interfaz principal.
Sin embargo, es casi seguro que será necesario importar la libreta de direcciones de Google, Yahoo o cualquier otra cuenta que esté utilizando.
Luego deberá exportar los contactos de esa libreta de direcciones y luego importarlos a Outlook.
Normalmente, este sería un trabajo fácil si no fuera por cada cuenta utilizando sus propios formatos y podría haber complicaciones.
La forma más fácil es sincronizar su libreta de direcciones entre Gmail y Outlook e importar sus contactos.
De lo contrario, debe usar vCards, como se explica en la guía sobre cómo importar archivos vCard (vcf) en los contactos de Windows y en Microsoft Outlook.
Para explorar características más avanzadas de Microsoft Outlook que hemos visto, en otros artículos:
- Si tiene varias computadoras para consultar el correo electrónico, pero no puede usar un servidor de Exchange, en otro artículo hemos visto cómo sincronizar Microsoft Outlook en varias computadoras .
- Desactivar responder a todos y reenviar correo electrónico en mensajes enviados con Outlook
- Retrasar un correo electrónico para un envío programado
- Cómo retrasar un correo electrónico para un envío programado
Finalmente, si no tiene Outlook y está buscando un programa gratuito similar, puede consultar la lista de los mejores clientes de correo electrónico alternativos a Microsoft Outlook para leer el correo desde su PC
