La plataforma Google Drive no solo es útil para almacenar fotos y videos en línea (como cualquier otro servicio en la nube), sino que puede convertirse en una verdadera suite de oficina completa, que opera en línea, fuera de línea y en colaboración. A esto agregamos que todo se ofrece de forma gratuita, por lo que es una solución práctica para aquellos que no quieren pagar dinero para aprovechar la plataforma de Microsoft, es decir, Office 365. En esta guía hemos recopilado todos los trucos de los expertos para usar mejor Google Drive y Google Docs. en sus funciones más ocultas y menos utilizadas. Es posible que la plataforma aún no sea un reemplazo completo para Microsoft Office, pero ha mejorado tanto que puede usarse en el sector de producción sin sacrificios particulares. La guía se dividirá en dos partes: en una, recopilaremos todos los consejos y trucos para Google Drive, en la otra, los consejos de expertos para usar Google Docs .
Índice de artículos
- Trucos para Google Drive
- Trucos para Google Docs
- conclusiones
Trucos para Google Drive
En esta parte de la guía, le mostraremos los consejos más útiles para usar la plataforma en la nube de Google Drive como un verdadero profesional, centrándose en el intercambio de archivos, la publicación de archivos y otros aspectos de colaboración de la plataforma.Compartir un archivo o carpeta
Una vez que el archivo o la carpeta se cargan en la nube, podemos compartirlo con nuestros amigos y colegas. Para compartir en Google Drive, simplemente abra la página de la nube personal, haga clic derecho en el archivo o carpeta y luego haga clic en Compartir . En la ventana que se abrirá, ingrese las direcciones de correo electrónico de nuestros colegas y amigos, para que puedan acceder al archivo para leerlo, editarlo o descargarlo (según los permisos que le proporcionaremos).
Buscar por tipos de archivo
Al abrir Google Drive, en la interfaz principal del sitio, hacemos clic en la punta de flecha dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior para hacer que la búsqueda sea muy específica, a fin de elegir si mostrar solo los archivos de cierto tipo, sus permisos y su visibilidad en líneaOrdenar los archivos
En el lado derecho de la interfaz del sitio web de Google Drive, encontramos el botón para cambiar la vista de los archivos, para que pueda ordenarlos desde el más reciente o el más pesado o el último modificado utilizando las columnas específicas (arriba de los archivos).Para ordenar archivos específicos, también podemos usar los menús en el lado izquierdo de la interfaz: Mi unidad, Computadora, Compartido conmigo, Reciente, Especiales y Papelera (donde encontramos los archivos eliminados).
Múltiples vistas previas
Sin abrir cada archivo, podemos obtener una vista previa de varios archivos simultáneamente, simplemente presionando el botón derecho en el archivo o carpeta y usando el botón Vista previa (el símbolo del ojo). Al usar las teclas del cursor o las flechas a los lados, podemos navegar por el contenido sin tener que abrirlo o descargarlo.Agregue Google Drive al escritorio de su PC
Si utilizamos mucho Google Drive, podemos asegurarnos de que los archivos creados o guardados en línea también estén disponibles en la PC de forma sincronizada. El cliente de Google Drive se puede descargar desde la página oficial, teniendo cuidado de seleccionar el instalador de Copia de seguridad y sincronización .La aplicación de escritorio Google Drive también le permite usar la plataforma como un servicio de respaldo en línea para archivos locales.
Puede elegir carpetas específicas para sincronizar mientras los archivos de documentos se muestran como enlaces web, siempre que no elija convertirlos en documentos de Office.
Manejo de archivos adjuntos
Con Drive podemos administrar los archivos adjuntos de Gmail, para guardarlos directamente en la nube sin tener que descargarlos a la PC en uso. Esto es muy útil si accedemos temporalmente a una PC corporativa o pública y no queremos dejar adjuntos importantes. Una vez de vuelta a casa, encontraremos el archivo adjunto del correo electrónico dentro de nuestro Google Drive, tanto en el teléfono inteligente como en la PC.Aplicaciones de Google Drive
Google Drive no solo te permite cargar archivos desde tu computadora, sino que también puedes crear nuevos desde cero. Como se mencionó, puede crear documentos con aplicaciones de Google Docs o incluso con otras aplicaciones externas que se integran en Google Drive. Por ejemplo, puede crear un archivo de código HTML, un video, un dibujo, una hoja de texto sin formato, un fax o lo que desee. Muchas de estas aplicaciones están disponibles en Chrome Web Store o se pueden agregar presionando el botón de configuración a la derecha en la interfaz principal.En otro artículo, vimos las mejores aplicaciones para Google Drive que, debe recordarse, solo funcionan usando Chrome como navegador.
Trucos para Google Docs
En esta parte de la guía, le mostraremos los trucos para utilizar mejor las funciones de Google Docs dentro de la plataforma Drive. Muchos de los comandos que se muestran también se pueden usar en Drive, ya que al final son parte de la misma plataforma (de hecho, Docs es una extensión de Drive para administrar documentos de oficina dentro de la nube).Documentos de Google sin conexión
Como ya se escribió en el pasado, puede usar las aplicaciones de Google Docs incluso sin conexión a Internet instalándolas como aplicaciones de Chrome en nuestra PC, de modo que podamos reemplazar Microsoft Office de forma gratuita en la administración de archivos DOC, XLS y PTT.Para saber cómo hacerlo, lea nuestra guía Google Drive sin conexión para abrir documentos sin internet .
Escanear documentos desde el teléfono móvil
La aplicación Google Drive le permite transformar documentos en papel en documentos digitales, gracias a la función especial de OCR. Para activarlo, simplemente presione el botón + y elija crear un Nuevo documento a partir de una foto .Si desea explorar más este tema, le recomendamos que lea la guía para escanear documentos transformándolos en PDF con la cámara de su teléfono móvil .
Escritura vocal
Si pretendemos escribir un documento dictando palabras con la voz, podemos usar la funcionalidad de escritura de voz, haciendo clic en la parte superior de Herramientas y luego en Escritura de voz.
Obviamente, para funcionar, se requiere la presencia de un micrófono (el que está incluido en la cámara web está bien, pero tendremos que colocarnos cerca de la cámara).
Escribir a mano
Al igual que en Gmail, Google Drive también se puede escribir a mano con el mouse, instalando una extensión particular en Google Chrome.Esta característica puede ser muy útil para firmar documentos sin tener que imprimirlos y escanearlos cada vez, pero requiere algunas habilidades manuales con el mouse (no es fácil firmar simplemente moviendo el mouse).
Use la función OCR en el texto
Con Google Drive, puede usar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para analizar texto en archivos PDF e imágenes para convertirlos en un documento estándar editable.De esta manera puede, por ejemplo, escanear un libro y luego copiarlo en un documento que puede editar.
Para obtener más información sobre esta funcionalidad, consulte nuestra guía sobre cómo extraer texto de un PDF o imagen con Google Docs.
Copiar clave de formato
El botón Copiar formato está presente en la barra de herramientas en todas las aplicaciones principales de Google Docs y se puede usar para copiar el formato de un bloque de texto a otro.Esta es una de las funciones más importantes en Microsoft Office que no puede faltar en un conjunto de programas para crear documentos.
Establecer estilos de texto predeterminados
Esta es también una función básica de Word, ahora también incluida en Google Docs, con un menú desplegable donde puede elegir los estilos de fuente predefinidos y un menú de opciones para modificarlos y guardar nuevos estilos que no sean los predeterminados.Busca el enlace
Si tiene que escribir un documento con enlaces de hipertexto, resalte la palabra como "Navigaweb", haga clic derecho y haga clic en Enlace para agregar el enlace al sitio correcto, buscado automáticamente por la aplicación.Arrastra y suelta imágenes
Para agregar una imagen dentro de un documento, solo tiene que arrastrarlo con el mouse desde una carpeta o desde otro sitio web a la interfaz web de la aplicación Google Drive.Traducir documentos
Puede aprovechar el poder de Google Translate y obtener documentos traducidos rápidamente a través de la opción de menú Herramientas -> Traducir documento, que le permite traducir 46 idiomas diferentes bidireccionalmente.Cambiar los temas para las diapositivas
Los temas de presentación son muy similares a los de Microsoft Powerpoint, para crear inmediatamente el diseño para la presentación correcta. La posibilidad de modificar el tema actual desde el menú Diapositiva es muy reciente.Tablas de diseño
La aplicación Google Docs carece de las herramientas de diseño más avanzadas, pero las tablas se pueden usar para crear diferentes tipos de diseños. Desde el menú Tabla, puede crear una red invisible de celdas en la que escribir para formatear el texto de manera diferente.Formato condicional en hojas de trabajo
La capacidad y el alcance de las aplicaciones web de Google Docs se extienden cada vez más gracias al menú Formato que en la aplicación Hojas de trabajo, el equivalente de Excel, le permite crear un formato condicional para colorear el texto en las celdas de manera diferente dependiendo del valor que tengan.Publicar archivos en un sitio web con incrustación
Esta característica única de Google Docs le permite incrustar un documento dentro de un sitio web o página web solo copiando el código Incrustar, como lo haría con los videos de Youtube. El código se puede obtener desde el menú Archivo -> Publicar en la web .conclusiones
En esta guía rápida, le mostramos todas las funciones expertas disponibles en Google Drive y Google Docs, para que pueda comenzar a usar la plataforma ofrecida por Google como debería ser. Tal vez no reemplace completamente a Office, pero podemos usarlo para editar y leer documentos sobre la marcha.Si somos fanáticos de la transmisión de música, también podemos usar Drive como almacén para nuestros archivos, de modo que podamos reproducirlos desde teléfonos inteligentes u otras PC, como se explica en nuestra guía sobre Cómo escuchar música guardada en Drive .
Si, por otro lado, necesitamos integrar las notas guardadas en Google Keep en Google Docs o Drive, podemos seguir los pasos descritos en la guía sobre Cómo integrar Google Keep con Google Docs para tener éxito.
