Al igual que cualquier software, Microsoft Word también requiere optimización, que se puede obtener modificando productivamente algunas configuraciones y opciones predefinidas. Gracias a estos cambios, el programa más utilizado en el mundo para escribir en la computadora debería ser más liviano, más rápido y dar acceso rápido a las funciones más útiles y frecuentes, para no perder el tiempo en las actividades de administración de documentos que deberían ser automatizado.
A continuación, vemos 10 de las configuraciones que deben cambiarse para mejorar el trabajo con Word y ahorrar tiempo y esfuerzo.
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1) Establecer la ubicación preferida para guardar los archivos
Vaya al menú Archivo -> Opciones y luego a la pestaña Guardar para configurar la carpeta preferida en la que guardar los documentos.
Las ventajas son que de esta manera puede usar el botón de disco para guardar inmediatamente un nuevo documento y poder volver a abrirlo rápidamente.
También es posible, desde la misma pestaña de configuración, elegir el formato de archivo predeterminado y cambiarlo a docx o doc o odt o rtf según sea necesario.
2) Mueva "Guardar como" en la barra de acceso rápido
El botón Guardar como siempre debe estar al alcance de la mano para que cualquier documento nuevo se pueda guardar inmediatamente con un nombre reconocible.
A continuación, puede aprovechar la barra de acceso rápido, la superior de todas donde también se encuentran los botones Guardar y restaurar modificación.
Desde la barra, presione la flecha hacia abajo y presione Otros comandos .
Desde las opciones de Word, busque el comando Guardar como y agréguelo a la columna derecha.
Sin embargo, recuerde que Guardar como se puede hacer rápidamente presionando la tecla F12 en el teclado de la PC.
3) Desactive el cuadro Opciones de pegado para acelerar las operaciones de copiar, cortar y pegar
Cuando hace clic con el botón derecho en un documento de Word, en Copiar y cortar están las opciones de pegado que pueden tomar algún tiempo.
Si prefiere deshabilitarlo y usar siempre pegar texto en modo sin formato, para que aparezca el clásico botón Pegar, vaya al menú Archivo -> Opciones -> Avanzado y deseleccione el botón Mostrar opciones de pegado .
El hecho es que copiar y pegar se puede hacer más rápidamente usando las combinaciones de teclas CTRL + C, CTRL + X y CTRL + V.
4) Establecer una fuente predeterminada
Microsoft Word 2013 usa Calibri como fuente predeterminada en un tamaño de 11.
Precisamente porque está predefinido y todo el mundo lo usa, puede ser aconsejable cambiarlo, quizás estableciendo la buena fuente elegida como Times New Roman o Helvetica (o Arial) para escribir un plan de estudios y, en consecuencia, también excelente para documentos de trabajo.
Para cambiar la fuente en un documento, simplemente mantenga abierta la pestaña Inicio en la cinta y elija la fuente en el menú desplegable.
Para cambiar la fuente predeterminada de todos los documentos que se escribirán en el futuro, haga clic en la esquina derecha del cuadro de fuente en la pestaña Inicio .
Elija Arial, presione el botón Establecer como predeterminado y luego cambie la opción poniendo " Para todos los documentos " antes de hacer clic en Aceptar.
5) Desactivar consejos al colocar el cursor sobre un botón
Aquellos con suficiente experiencia con Word pueden hacer que el programa sea más rápido al deshabilitar los consejos y las mini-guías que aparecen automáticamente cuando se selecciona un botón.
Si nunca los leemos, puede desactivarlos en el menú Archivo -> Opciones -> General, cambiando el estilo de descripción de la herramienta, al no mostrar información sobre herramientas o no mostrar la descripción característica ... para dejar la posibilidad de leer el nombre de un botón cuando coloca el cursor sobre él.
El último modo es preferible porque muestra el nombre de los comandos sin descripciones.
6) Modifique el modelo Normal con uno a su gusto.
Para ahorrar tiempo en la configuración de la página y las opciones de formato repetitivo, puede crear una plantilla predeterminada para cada nuevo documento que abra.
Luego haga clic derecho en el estilo Normal, en el centro-derecha de la cinta, y presione Modificar .
Luego cambie la fuente como se ve en el paso 4 y luego también el tamaño de fuente y el estilo de fuente.
Los botones sobre la vista previa también le permiten elegir los márgenes laterales y la altura del espaciado de línea.
En la esquina inferior izquierda puede ingresar otras secciones de edición como tabulación, párrafo, bordes y otros.
Antes de hacer clic en Aceptar y salir, seleccione la opción debajo de " En documentos nuevos basados en este modelo ".
Nota : el estilo Normal se guarda en un archivo llamado Normal.dotm .
Si se cambia el nombre, se daña o se cambia, Word crea automáticamente una nueva versión que utiliza la configuración predeterminada original y, por lo tanto, las personalizaciones realizadas se perderán.
7) Cambiar la información personal de los documentos
Esto es algo que muchos olvidan y que corre el riesgo de hacer malas figuras.
De hecho, si escribimos un nuevo documento a partir de uno existente y escrito por otro, quien lo lea podría captar el hecho de que ese documento no es nuestro, porque la información que contiene muestra a otro autor.
Todos los metadatos e información personal son visibles desde el menú Archivo> Información
El cambio de información personal en Word se realiza solo una vez y se aplica a todos los documentos guardados posteriormente.
La información del autor se puede cambiar desde el menú Archivo -> Información o también en Archivo -> Opciones -> General y poner su nombre en " Personalización de la copia de Office en uso ".
Si desea cambiar el autor de un documento específico, puede usar el menú Revisar o, en el cuadro que aparece cuando guarda como, puede agregar y editar el autor.
8) Eliminar la propiedad del documento y la información personal
Si desea mantener una privacidad absoluta sobre quién escribió y editó un archivo de Word, es importante eliminar los metadatos ocultos que contienen los nombres de quienes trabajaron en él, la fecha de creación, las versiones anteriores, el tiempo de trabajo y otras cosas.
La información almacenada por Microsoft Office es visible desde Archivo -> Información .
Para eliminar toda esta información, vaya al menú Archivo -> Opciones, presione en Centro de protección y luego en Centro de protección de configuración .
Vaya a Opciones de privacidad y presione el botón Control de documentos y luego elija eliminar todos los metadatos.
Nota : Esta es una configuración relacionada con el archivo en uso y no permanente.
9) Desactiva la vista protegida en Word
La vista protegida es un modo de solo lectura que, como su nombre lo indica, tiene el propósito de proteger su computadora de un documento recibido si está infectado.
Si recibe archivos de fuentes confiables, puede desactivar la vista protegida .
Luego vaya a Archivo -> Opciones -> Centro de protección -> Configuración del Centro de protección y desactive todas o solo algunas de las opciones en la sección Vista protegida .
10) desplazamiento automático
Para leer documentos largos con manos libres, el desplazamiento automático se puede activar con un solo botón.
Este botón se puede agregar en la barra de acceso rápido en la parte superior presionando la tecla de flecha hacia abajo, yendo a Otros comandos -> Elegir comandos de -> Todos los comandos -
El botón de desplazamiento automático aparece como un círculo blanco.
Cuando se presiona, el puntero del mouse se convierte en una flecha doble y puede desplazar el documento hacia arriba y hacia abajo con el mouse, sin hacer clic en nada.
Para salir del modo de desplazamiento automático, presione con un botón del mouse o presione Esc.
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