Google Docs (en italiano se llama Google Docs ) ha sido la principal alternativa a Microsoft Office durante años, en comparación con la suite con Word, Excel y Powerpoint que puede usar de forma gratuita sin descargar nada, directamente a través de Internet.
Además de ser una aplicación completa para escribir documentos y crear presentaciones y hojas de cálculo, el paquete de Google Docs incluye herramientas especiales y funciones muy potentes, a veces incluso ausentes en Office, que lo convierten en mucho más que una alternativa, pero Una opción que es importante recordar cuando sea necesario.
Estas funciones surgen gracias a la integración que Google hace con sus numerosos productos en línea, incluyendo sobre todo la investigación y Google Drive, con los cuales Google Docs está estrechamente vinculado.
Aunque ya hemos hablado mucho sobre estas aplicaciones web, incluso con una guía para usar Google Docs y Google Drive, vale la pena volver al tema con las 10 mejores funciones y trucos especiales que se encuentran en Google Docs, para realizar algunas operaciones de otra manera difícil o imposible con Office y programas similares.
1) Escribir dictando verbalmente
Esta es una de las mejores características disponibles en Google Docs, que gracias a la avanzada tecnología de reconocimiento de voz de Google, permite a todos escribir un texto o documento simplemente dictando verbalmente.
La escritura por voz se encuentra en el menú Herramientas, requiere que uses Google Chrome y funciona muy bien en italiano.
Ya hemos hablado sobre esta función en el artículo sobre cómo dictar la escritura de documentos verbalmente en cada computadora "discurso a texto".
2) Eliminar y suavizar el formato de texto
Si copia y pega un texto de otro archivo de Word o de un sitio web, esto también incluye el formato, es decir, la fuente, el tamaño y todos los diversos ajustes, como negrita, cursiva y más.
Para eliminar el formato de un texto de Google Docs, simplemente seleccione el texto y luego vaya al menú Formato para encontrar la opción que cancela el formato.
Además, Google Docs tiene una opción muy útil para estandarizar el formato del texto para que sea el mismo para todo el documento.
Sin seleccionar nada, solo vaya a Formato > Estilos de párrafo > Texto normal > Actualizar texto normal .
3) Agregue otras fuentes de escritura
Google Docs proporciona cientos de fuentes (fuentes de escritura) para escribir un documento.
Desde el menú de selección de fuentes, en la barra de herramientas superior, puede desplazarse por la lista y presionar Otras fuentes para encontrar todas las fuentes de Google con vista previa.
4) Crea un documento compartido súper rápido
Si tenemos que trabajar en una hoja de ideas con alguien, si necesitamos una hoja de registro para compartir con muchas personas, si queremos una pizarra en la que escribir y comentar, entonces podemos crear fácilmente un documento compartido, en el que todos los participantes Ellos pueden escribir.
Para hacer esto, simplemente cree un nuevo documento en Google Docs y luego use el botón Compartir para dar permiso de modificación a quien lo vea.
A continuación, puede permitir que cualquier persona que tenga el enlace pueda compartirlo (simplemente presionando Obtener enlace, luego cambiando de puede ver para poder editar ) o especificar qué personas pueden acceder usando sus direcciones de correo electrónico.
En un documento compartido, puede presionar el botón en la parte superior derecha del lápiz para cambiar el modo de edición al modo de consejos .
De esta manera, todo lo que escribe no modifica el documento, sino que se convierte en una sugerencia o comentario que la otra persona puede aceptar o rechazar.
En un documento compartido también es posible llamar la atención de alguien etiquetándolo en el comentario, a través del símbolo @ o el + seguido de una dirección de correo electrónico.
Esa persona recibirá el correo electrónico para verificar el cambio o comentario.
5) Insertar enlaces a otras partes del artículo, como marcadores
Para documentos largos, agregar marcadores lo ayuda a moverse de un punto a otro muy rápidamente.
Al ir a Insertar> Marcador, puede agregar un enlace interno al documento.
Se agregará un pequeño icono azul al borde izquierdo del documento.
Al hacer clic en el icono azul, puede hacer clic con el botón derecho en la palabra Enlace para copiar el enlace si desea compartirlo, de modo que pueda abrir el documento en ese punto.
También es posible recuperar ese enlace en el documento creando un enlace desde el menú Insertar> Enlace .
6) Modo Google Docs sin conexión
Esta es una característica que ha estado activa durante varios años y ahora hace que Google Docs sea casi un programa instalado en su PC, incluso sin conexión a Internet.
Sí, en este modo hemos escrito una guía para abrir archivos y documentos de Google Docs sin internet, solo posible en Chrome.
Con el modo fuera de línea activado, puede ver y editar documentos, hojas, diapositivas y dibujos incluso en una PC sin internet y los archivos se sincronizarán la próxima vez que se conecte.
7) Crear sustituciones automáticas de palabras y caracteres
Al ir a Herramientas> Preferencias, puede ver una lista de sustituciones ya establecidas, como números con fracciones, flechas o palabras TM para decir Marcas comerciales.
Es una forma más rápida de guardar y escribir aquellos caracteres especiales que no se encuentran en el teclado estándar.
Además de los que ya están presentes, es posible agregar algunas sustituciones personalizadas para que, si escribo un cierto acrónimo, los caracteres se muestren automáticamente en otro estilo.
8) Encuentra el significado y la definición de cada palabra
El diccionario de Google está integrado en Google Docs.
Al hacer clic derecho en una palabra, puede hacer clic en "Definir" para abrir el diccionario al costado y conocer el significado, la definición, los sinónimos de esa palabra, sin salir de la página Google Docs.
9) Busque palabras, frases e imágenes en Internet desde Google Docs
También puede elegir la opción Explorar, para hacer una búsqueda en Google de esa palabra.
Todos los enlaces abiertos se abrirán en una nueva pestaña y se pueden insertar en el documento usando la tecla con comillas ( Cita ).
Tenga en cuenta que si busca una palabra, también puede buscar imágenes de Google .
La belleza de esta función es que cada imagen encontrada se puede arrastrar al documento usando el mouse, de una manera ultra rápida y simple.
10) Historial de revisión para revisar los cambios realizados
Si trabaja en un documento durante mucho tiempo y realiza muchos cambios, puede revisar todos los cambios y adiciones realizados en el menú Archivo > Ver historial de revisiones .
Los cambios realizados que se enumeran en orden cronológico se pueden restablecer rápidamente para cancelar el cambio.
Si lo piensa, aún puede volver al cambio más reciente, sin ningún problema, porque la elección de una versión anterior simplemente se convierte en un nuevo cambio en la lista del historial de revisiones.
Además de estas 10 funciones importantes, también vale la pena mencionar, de otros artículos, que:
- Puede usar extensiones en Google Docs como la que crea rápidamente la tabla de contenido o el índice del documento, la que traduce un documento a otros idiomas, crea listas con viñetas, usa resaltador, agrega un mapa, agrega una bibliografía y mucho más.
- Google Keep se puede integrar en Google Docs para importar las notas y notas tomadas con el teléfono móvil en los documentos.
- Las aplicaciones se pueden usar para abrir archivos con Google Docs en la PC como el programa predeterminado de Office, usando aplicaciones para crear documentos, hojas y diapositivas.
- Puede usar el programa Google Drive y Photos Backup para PC y Mac para sincronizar los documentos cargados.
Además de ser una aplicación completa para escribir documentos y crear presentaciones y hojas de cálculo, el paquete de Google Docs incluye herramientas especiales y funciones muy potentes, a veces incluso ausentes en Office, que lo convierten en mucho más que una alternativa, pero Una opción que es importante recordar cuando sea necesario.
Estas funciones surgen gracias a la integración que Google hace con sus numerosos productos en línea, incluyendo sobre todo la investigación y Google Drive, con los cuales Google Docs está estrechamente vinculado.
Aunque ya hemos hablado mucho sobre estas aplicaciones web, incluso con una guía para usar Google Docs y Google Drive, vale la pena volver al tema con las 10 mejores funciones y trucos especiales que se encuentran en Google Docs, para realizar algunas operaciones de otra manera difícil o imposible con Office y programas similares.
1) Escribir dictando verbalmente
Esta es una de las mejores características disponibles en Google Docs, que gracias a la avanzada tecnología de reconocimiento de voz de Google, permite a todos escribir un texto o documento simplemente dictando verbalmente.
La escritura por voz se encuentra en el menú Herramientas, requiere que uses Google Chrome y funciona muy bien en italiano.
Ya hemos hablado sobre esta función en el artículo sobre cómo dictar la escritura de documentos verbalmente en cada computadora "discurso a texto".
2) Eliminar y suavizar el formato de texto
Si copia y pega un texto de otro archivo de Word o de un sitio web, esto también incluye el formato, es decir, la fuente, el tamaño y todos los diversos ajustes, como negrita, cursiva y más.
Para eliminar el formato de un texto de Google Docs, simplemente seleccione el texto y luego vaya al menú Formato para encontrar la opción que cancela el formato.
Además, Google Docs tiene una opción muy útil para estandarizar el formato del texto para que sea el mismo para todo el documento.
Sin seleccionar nada, solo vaya a Formato > Estilos de párrafo > Texto normal > Actualizar texto normal .
3) Agregue otras fuentes de escritura
Google Docs proporciona cientos de fuentes (fuentes de escritura) para escribir un documento.
Desde el menú de selección de fuentes, en la barra de herramientas superior, puede desplazarse por la lista y presionar Otras fuentes para encontrar todas las fuentes de Google con vista previa.
4) Crea un documento compartido súper rápido
Si tenemos que trabajar en una hoja de ideas con alguien, si necesitamos una hoja de registro para compartir con muchas personas, si queremos una pizarra en la que escribir y comentar, entonces podemos crear fácilmente un documento compartido, en el que todos los participantes Ellos pueden escribir.
Para hacer esto, simplemente cree un nuevo documento en Google Docs y luego use el botón Compartir para dar permiso de modificación a quien lo vea.
A continuación, puede permitir que cualquier persona que tenga el enlace pueda compartirlo (simplemente presionando Obtener enlace, luego cambiando de puede ver para poder editar ) o especificar qué personas pueden acceder usando sus direcciones de correo electrónico.
En un documento compartido, puede presionar el botón en la parte superior derecha del lápiz para cambiar el modo de edición al modo de consejos .
De esta manera, todo lo que escribe no modifica el documento, sino que se convierte en una sugerencia o comentario que la otra persona puede aceptar o rechazar.
En un documento compartido también es posible llamar la atención de alguien etiquetándolo en el comentario, a través del símbolo @ o el + seguido de una dirección de correo electrónico.
Esa persona recibirá el correo electrónico para verificar el cambio o comentario.
5) Insertar enlaces a otras partes del artículo, como marcadores
Para documentos largos, agregar marcadores lo ayuda a moverse de un punto a otro muy rápidamente.
Al ir a Insertar> Marcador, puede agregar un enlace interno al documento.
Se agregará un pequeño icono azul al borde izquierdo del documento.
Al hacer clic en el icono azul, puede hacer clic con el botón derecho en la palabra Enlace para copiar el enlace si desea compartirlo, de modo que pueda abrir el documento en ese punto.
También es posible recuperar ese enlace en el documento creando un enlace desde el menú Insertar> Enlace .
6) Modo Google Docs sin conexión
Esta es una característica que ha estado activa durante varios años y ahora hace que Google Docs sea casi un programa instalado en su PC, incluso sin conexión a Internet.
Sí, en este modo hemos escrito una guía para abrir archivos y documentos de Google Docs sin internet, solo posible en Chrome.
Con el modo fuera de línea activado, puede ver y editar documentos, hojas, diapositivas y dibujos incluso en una PC sin internet y los archivos se sincronizarán la próxima vez que se conecte.
7) Crear sustituciones automáticas de palabras y caracteres
Al ir a Herramientas> Preferencias, puede ver una lista de sustituciones ya establecidas, como números con fracciones, flechas o palabras TM para decir Marcas comerciales.
Es una forma más rápida de guardar y escribir aquellos caracteres especiales que no se encuentran en el teclado estándar.
Además de los que ya están presentes, es posible agregar algunas sustituciones personalizadas para que, si escribo un cierto acrónimo, los caracteres se muestren automáticamente en otro estilo.
8) Encuentra el significado y la definición de cada palabra
El diccionario de Google está integrado en Google Docs.
Al hacer clic derecho en una palabra, puede hacer clic en "Definir" para abrir el diccionario al costado y conocer el significado, la definición, los sinónimos de esa palabra, sin salir de la página Google Docs.
9) Busque palabras, frases e imágenes en Internet desde Google Docs
También puede elegir la opción Explorar, para hacer una búsqueda en Google de esa palabra.
Todos los enlaces abiertos se abrirán en una nueva pestaña y se pueden insertar en el documento usando la tecla con comillas ( Cita ).
Tenga en cuenta que si busca una palabra, también puede buscar imágenes de Google .
La belleza de esta función es que cada imagen encontrada se puede arrastrar al documento usando el mouse, de una manera ultra rápida y simple.
10) Historial de revisión para revisar los cambios realizados
Si trabaja en un documento durante mucho tiempo y realiza muchos cambios, puede revisar todos los cambios y adiciones realizados en el menú Archivo > Ver historial de revisiones .
Los cambios realizados que se enumeran en orden cronológico se pueden restablecer rápidamente para cancelar el cambio.
Si lo piensa, aún puede volver al cambio más reciente, sin ningún problema, porque la elección de una versión anterior simplemente se convierte en un nuevo cambio en la lista del historial de revisiones.
Además de estas 10 funciones importantes, también vale la pena mencionar, de otros artículos, que:
- Puede usar extensiones en Google Docs como la que crea rápidamente la tabla de contenido o el índice del documento, la que traduce un documento a otros idiomas, crea listas con viñetas, usa resaltador, agrega un mapa, agrega una bibliografía y mucho más.
- Google Keep se puede integrar en Google Docs para importar las notas y notas tomadas con el teléfono móvil en los documentos.
- Las aplicaciones se pueden usar para abrir archivos con Google Docs en la PC como el programa predeterminado de Office, usando aplicaciones para crear documentos, hojas y diapositivas.
- Puede usar el programa Google Drive y Photos Backup para PC y Mac para sincronizar los documentos cargados.
