Los archivos PDF se encuentran entre los más utilizados para intercambiar documentos en formato digital tanto en casa como profesionalmente. Crear PDF no es difícil (hay programas especiales) pero pueden surgir dificultades cuando tenemos documentos hechos con Office (por lo tanto .doc pero también hojas de cálculo y presentaciones) que queremos convertir a PDF para poder compartirlos más fácilmente, dado que Los archivos PDF son reconocidos y leídos por cualquier sistema operativo moderno (en Windows 10 Edge también puede leer archivos PDF, si aún no tenemos instalado Adobe Reader).
En esta guía le mostraremos todos los métodos válidos que podemos usar para convertir documentos de Office (Word, Excel y Powerpoint) a PDF de forma totalmente gratuita, sin tener que comprar ningún tipo de programa pago.
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Convierta documentos de Office a PDF con una impresora virtual
Desde Windows 8.1 en adelante (por lo tanto, también en Windows 10 ), Microsoft ha integrado en el sistema operativo una impresora virtual capaz de guardar todos los documentos o imágenes en PDF, para crear archivos PDF en todos los programas que admiten la impresión, por lo tanto, incluía la suite Office (pero podemos usar cualquier otro programa compatible).
Para usar esta impresora, simplemente abra el menú Archivo en la esquina superior izquierda y haga clic en el botón Imprimir (la ruta es prácticamente idéntica en cualquier programa de Windows que pueda abrir documentos de Office, a lo sumo puede encontrar un icono directo para imprimir en la barra de herramientas).
Entre las impresoras disponibles, seleccione Microsoft Print to PDF, verifique las propiedades del documento creado y haga clic en Imprimir .
Se abrirá una ventana del explorador de recursos donde podemos elegir dónde guardar el archivo PDF creado a partir del documento de Office.
Este método es la forma más rápida de convertir documentos de Office a PDF, porque ya podemos crear el PDF al escribir o revisar el documento de Office, para que no tengamos que usar otros programas.
Si aún utilizamos Windows 7 como sistema operativo, tendremos que integrar la impresora PDF virtual a través de programas de terceros; lo mejor que podemos instalar es doPDF, disponible para descarga gratuita desde aquí -> doPDF .
Comenzamos la instalación del programa, que también traerá consigo el marco .NET (necesario para el funcionamiento de la impresora virtual) y un complemento que se integra directamente en la oficina para imprimir archivos PDF (superfluo, ya que será suficiente para usar la impresora creada por el programa ).
Al final de la instalación, simplemente abra Office o cualquier otro programa utilizado para abrir documentos, inicie el documento deseado y finalmente abra el menú Archivo -> Imprimir .
Seleccionamos entre las impresoras disponibles doPDF 9 y confirmamos crear el PDF a partir de cualquier documento de Office.
Además de DoPDF, también hay otros programas gratuitos de impresoras virtuales para crear pdf con los que puede convertir cualquier documento imprimible.
Convierta documentos de Office a PDF a través de LibreOffice
Otro método que recomendamos utilizar para convertir documentos de Office a PDF es instalar la suite de oficina LibreOffice gratuita en su PC, descargable desde el enlace aquí -> LibreOffice .
Este paquete gratuito es compatible con Windows, Mac y GNU / Linux, por lo que puede usarse para convertir documentos de Office a PDF en cualquier tipo de PC.
Una vez que se haya descargado el instalador, inícielo y siempre haga clic en Siguiente durante la instalación, el programa es seguro y no presenta ninguna sorpresa (como programas adicionales o barras de herramientas).
Al final, abrimos LibreOffice y lo usamos para abrir el archivo creado con Office; automáticamente, la suite abrirá el programa adecuado en función de la extensión del archivo (Docs with Writer, hojas de cálculo con Calc y presentaciones con Ingress).
Una vez que se carga el documento de Office, puede convertirlo a PDF simplemente haciendo clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y usando el elemento Exportar a formato PDF .
El programa elegirá la ruta de destino donde guardar el documento en PDF, todo lo que queda es indicar nuestra carpeta favorita para llevar a cabo la conversión.
Además del menú Archivo, puede encontrar un icono en la barra de herramientas en forma de PDF, que puede usarse para lograr la misma funcionalidad sin abrir el menú.
Convierta documentos de Office a PDF en línea
Si no queremos usar programas para convertir documentos de Office a PDF, podemos confiar en los sitios de conversión presentes en línea, donde será suficiente cargar el archivo de Office que queremos convertir e iniciar el proceso, para obtener la descarga del archivo convertido en PDF directamente dentro del navegador.
Este método es el mejor para usar en las PC de la empresa con bloques al instalar un nuevo software, para que pueda convertir a PDF sin tener que pedirle permiso al administrador del sistema para instalar un nuevo programa.
A continuación, hemos creado una lista con los mejores sitios que ofrecen la conversión de documentos de Office a PDF de forma rápida y gratuita.
- SmallPDF
- ToPDF
- ILovePDF
- OfficeToPDF
- Convertir PDF
- OnlineToPDF
- HiPDF
El funcionamiento de estos sitios sigue un patrón idéntico sea cual sea el sitio elegido: se le pedirá que cargue el archivo de Office para convertirlo (eligiéndolo desde el disco duro), el sitio se convertirá en unos segundos y le ofrecerá descargar el archivo convertido a través del mismo navegador
En algunos casos, también podemos insertar una dirección de correo electrónico donde enviar el archivo, para enviarlo también a colegas o a su bandeja de entrada de correo electrónico como copia de seguridad.
Convierta documentos de Office a PDF en teléfonos inteligentes y tabletas
Si queremos convertir documentos de Office a PDF desde nuestro dispositivo portátil, tendremos que usar aplicaciones específicas de acuerdo con el sistema operativo utilizado en teléfonos inteligentes o tabletas.
1) Convertidor PDF (Android)
En dispositivos Android, recomendamos utilizar la aplicación PDF Converter, disponible aquí -> PDF Converter .
Con esta aplicación, simplemente cargue el documento de Office que pretendemos convertir y confirme la conversión para obtener inmediatamente el archivo PDF deseado en la memoria interna del dispositivo.
Además de convertir a PDF, también le permite convertir PDF a formatos de Office y administrar imágenes JPEG (por ejemplo, si hemos escaneado hojas con el escáner) para fusionarlas y convertirlas a PDF.
2) Documentos convertidores de PDF a PDF (iOS)
Si tenemos un dispositivo Apple (iPhone o iPad) y queremos convertir documentos de Office a PDF, tendremos que usar la aplicación gratuita PDF Converter Documents To PDF, disponible para descargar desde aquí -> PDF Converter Documents To PDF .
Esta aplicación le permite convertir cualquier tipo de documento de Office a PDF, firmar documentos que deben firmarse o compilarse y convertir imágenes JPEG almacenadas en la memoria del dispositivo a PDF, útil si lo hemos escaneado con el escáner y deseamos combínelos en un solo archivo PDF para compartir o enviar por correo electrónico.
Si estamos buscando aplicaciones que puedan escanear documentos en papel y convertirlos inmediatamente a PDF, le recomendamos que lea la siguiente guía.
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