Excel es una herramienta de trabajo indispensable para todas las oficinas porque puede procesar cualquier tipo de datos y presentarlos en forma agregada para que puedan estudiarse sin dificultad. Aquellos que ya han usado Excel y conocen el programa, ya saben que no es tan simple hacer malabares con las numerosas fórmulas y atajos para la gestión de datos y que es muy fácil cometer errores.
En este artículo, vemos 7 trucos de Excel bastante simples, que pueden ser utilizados por aquellos que trabajan con este programa para ahorrar tiempo, causar una buena impresión e impresionar al gerente de la oficina o a cualquiera en presentaciones de datos con gráficos y cálculos que puedan parecer, para aquellos que Mira, muy elaborado, como un verdadero experto .
Esta serie de trucos proviene del sitio web MicrosoftTraining.net que los publica en forma de infografía.
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1) Llenado automático de celdas
Por ejemplo, si necesita escribir datos repetidos, puede usar el comando Vista previa en Excel 2013 y versiones posteriores para completar automáticamente el contenido de una celda.
Por ejemplo, si tiene una columna de direcciones de correo electrónico compuesta por name.surname, puede crear una nueva columna de Nombre, escribir la primera y luego usar la función Sugerencias de vista previa para completar todas las demás celdas.
Para hacer esto primero, simplemente presione el atajo CTRL-E .
2) tablas pivotantes
Una de las herramientas de Excel más importantes y poderosas es la de las tablas dinámicas, para resumir fácilmente grandes cantidades de datos sin escribir ninguna fórmula.
Para usarlo, simplemente vaya al menú Insertar, inserte la tabla Pivot y seleccione los datos a analizar.
En el sitio web de Office encontrará la guía completa de tablas dinámicas.
Este es sin duda uno de esos pasos esenciales para mejorar las hojas de cálculo y Excel .
3) Investigación objetiva
Si ya sabe cuál es el resultado de un cálculo y necesita generar los datos para obtenerlo, debe usar la función de búsqueda de objetivos de Excel 2013 y 2015.
La herramienta se encuentra en Datos -> Herramientas de datos (Excel 2013) o Pronóstico (Excel 2016)> Análisis de simulación > Búsqueda de objetivos .
En el cuadro Celda, seleccione la celda con la fórmula a determinar, en el cuadro Valor escriba el resultado que se obtendrá, en el cuadro Cambiar la celda escriba el número de celda que debe variar.
Un ejemplo de cómo usar este truco está en la guía de Office.
4) Formato condicional
Si está revisando una tabla con el jefe u otra persona, es conveniente resaltar los resultados o valores importantes en un color diferente.
Luego seleccione una serie de celdas y elija el formato condicional en el menú Inicio eligiendo una de las opciones gráficas proporcionadas.
Luego puede pedirle a Excel que resalte valores mayores que 10 o menores que 100 o lo que desee.
También para esta herramienta, puede leer el ejemplo de la guía de Office para comprender cómo usarla.
5) Indice y compare
En otro artículo que describí, entre las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos, cómo usar la función Search.vert que le permite buscar datos solo en la primera columna de la tabla.
Si, por otro lado, desea filtrar datos en toda la tabla, debe usar las fórmulas INDICE y COMPARE que le permiten encontrar la fila y la columna donde se encuentra un cierto valor.
Todavía hay un ejemplo de uso en la guía de Office.
6) gráfico en cascada
Este tipo de gráfico es uno de los más utilizados para mostrar datos estadísticos y financieros.
El gráfico de cascada está predefinido solo en Excel 2016, donde se puede seleccionar directamente desde el menú Insertar .
En el sitio web de Terzaghi, puede descargar un archivo de ejemplo de un gráfico de cascada para Excel 2013.
7) Pronóstico
La herramienta Previsión le permite generar datos futuros a partir de datos pasados.
Los márgenes de error y la estacionalidad se pueden calcular.
En Excel 2016 (ver guía), la función Previsión está en el menú Datos y es automática.
En Excel 2013, en cambio, debe usar la fórmula PRONÓSTICO y es bastante laborioso.
Me refiero a la guía oficial de Office para su creación.
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