Necesitamos compartir documentos de trabajo importantes, pero queremos evitar que cualquier ojo indiscreto pueda leer datos confidenciales "> Al hacer clic en el icono, podemos seleccionar una serie de elementos diseñados para proteger adecuadamente el documento: para evitar abrir el archivo, seleccione Cifrar con contraseña, ingrese dos veces la contraseña elegida y confirme con OK ; ahora todo lo que tenemos que hacer es guardar el archivo (presionando CTRL + B o CTRL + S en el teclado), cerrar Office y verificar que, al abrir el archivo, se nos solicite la contraseña elegida.
Para eliminar cualquier contraseña, simplemente abra el documento, ingrese la contraseña utilizada hasta ahora, regrese a Proteger documento y haga clic en Cifrar con contraseña nuevamente, teniendo cuidado de dejar este campo vacío esta vez (simplemente elimine los puntos y presione OK )
El procedimiento es válido en cualquier programa de Office: Word, Excel, PowerPoint y otros programas contenidos en el paquete de trabajo producido por Microsoft.
Cambiar la protección
Si, por otro lado, queremos proteger nuestros documentos de Office de los cambios, tendremos que establecer el nivel de cambios que se bloquearán (ya que algunos documentos tienen campos de texto o marcas útiles para completar).
Abrimos el documento, volvemos al menú Archivo y, desde el menú Proteger documento, seleccionamos el elemento Restringir modificación . Se abrirá una nueva barra lateral en el documento, desde la cual puede decidir si aplica restricciones en el formato o restricciones en los cambios.
A los fines de esta guía, colocamos una marca de verificación en Permitir solo este tipo de cambios en el documento y, en el menú desplegable, seleccionamos uno de los elementos disponibles: Sin cambios (solo lectura), Revisiones, Comentarios y llenado de formularios .
Si somos parte de una red corporativa y tenemos otros usuarios registrados en la misma oficina corporativa, también podemos limitar los cambios a un grupo específico, eligiendo en el campo Excepciones (opcional) a quién afecta la limitación de los cambios.
Para confirmar la aplicación de la protección, haga clic a continuación en Sí, aplicar protección ; ahora se abrirá una ventana para ingresar la contraseña de protección elegida (posiblemente diferente de la ingresada para el acceso) o, alternativamente, ingresar la autenticación usando credenciales administrativas (solo la cuenta de PC o Windows que estamos usando en este momento puede hacer cambios).
Si utilizamos la autenticación de contraseña, podemos integrar el bloqueo de acceso, visto en el primer capítulo, sin ningún problema.
Si, en cambio, utilizamos la autenticación de usuario, el documento se cifrará de inmediato y solo podrán verlo los usuarios autorizados, que en cualquier caso no podrán modificarlo (solo nuestra cuenta está autorizada para modificaciones).
Para eliminar este tipo de protección, simplemente repita todos los pasos ya vistos, elimine la marca de verificación en Permitir solo este tipo de cambios en el documento .
Cómo proteger documentos en LibreOffice
Office es una suite de trabajo muy costosa, vendida por Microsoft por cientos de euros, por lo tanto, difícil de comprar a usuarios comunes o usuarios domésticos. Como alternativa válida, siempre podemos usar la suite LibreOffice en nuestras computadoras, disponible de forma gratuita.Veamos juntos cómo proteger el acceso al documento y cómo evitar cambios no autorizados.
Protección de apertura
Para proteger los documentos más importantes, abrimos LibreOffice, elegimos el programa para iniciar, creamos el documento y, al guardarlo, hacemos clic en la parte superior en Archivo -> Guardar como .
En la ventana de guardar, elegimos un nombre para el archivo, la ruta donde guardarlo y nos aseguramos de poner una marca de verificación en Guardar con contraseña, luego haga clic en Guardar en la parte inferior.
Se abrirá una ventana adicional, donde puede ingresar la contraseña elegida dos veces; cuando esté listo, simplemente haga clic en Aceptar para guardar el documento. A partir de ahora, solo aquellos que conozcan la contraseña podrán abrir el archivo y ver su contenido.
Cambiar la protección
Si, en cambio, quisiéramos proteger el documento de cambios no deseados, repetimos los pasos vistos en el capítulo anterior, es decir, vaya a Archivo -> Guardar como, coloque la marca de verificación en Guardar con contraseña, luego haga clic en la parte inferior en Guardar . En la ventana en la que se ingresa la contraseña de apertura, expandimos el elemento Opciones, marcamos el elemento Abrir solo lectura, luego ingresamos una contraseña diferente a la establecida para abrir.
Hacemos clic en Aceptar para confirmar. A partir de ahora, podremos abrir el documento como de solo lectura, sin poder realizar ningún cambio (independientemente de si tenemos o no acceso protegido al archivo). Para realizar cambios en el documento protegido, haga clic en el menú Editar en la parte superior, seleccione el elemento Modo de modificación e ingrese la contraseña de desbloqueo elegida para proteger los cambios.
conclusiones
En esta guía hemos visto juntos cómo proteger los documentos al abrirlos y cómo protegerlos de los cambios, tanto si usamos Office como si utilizamos el paquete gratuito LibreOffice.Alternativamente, podemos proteger uno o más aplicando protección directamente a las carpetas, como se describe en nuestra guía sobre cómo proteger archivos y carpetas con contraseñas .
Para proteger los documentos de los cambios, otro método (ampliamente utilizado) implica convertir el documento de Office a PDF, como se describe en la guía sobre cómo proteger un archivo PDF con una contraseña para no abrirlo o editarlo .
