Dentro de una oficina, es posible que haya varias impresoras disponibles en la red: antes de imprimir, por lo tanto, tendremos que elegir la más cercana a nosotros o la impresora adecuada para el tipo de documento o imagen que necesitamos imprimir: una impresora se puede reservar para impresión rápida, un otro para documentos oficiales y otro para fotos de alta calidad. Cada vez que tenga que imprimir, tendrá que asegurarse de que se haya seleccionado la impresora correcta para saber qué hacer.
Sin embargo, en el hogar, donde la impresora es casi siempre una, la molestia de elegir la impresora es la misma porque, desde Windows 8.1 en adelante, también existe la impresora virtual para crear archivos PDF además de la impresora para imprimir en formato XPS (ya disponible desde Windows 7).
En cualquier escenario en el que nos encontremos, podemos acelerar la elección de la impresora para usar siempre configurando una impresora predeterminada para el sistema ; de esta manera, si cuando vamos a imprimir, el menú de administración de nuestra impresora favorita se abrirá inmediatamente sin tener que seleccionarlo cada vez.
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1) Cambiar la impresora predeterminada en Windows 7, 8.1 y 10
El método clásico para configurar una impresora predeterminada es abrir el Panel de control en el sistema de Windows (cualquier versión aún compatible) y vaya al menú Hardware y sonido -> Dispositivos e impresoras ; una vez en el menú veremos la lista de impresoras, haga clic derecho en la impresora elegida y seleccione el elemento Establecer como impresora predeterminada .
Aparecerá un punto verde inmediatamente al lado del icono de la impresora, una señal de que el sistema de Windows lo ha configurado como la impresora predeterminada.
Es aconsejable revisar periódicamente este menú, ya que la instalación de otras impresoras o impresoras virtuales puede cambiar la configuración a favor de otros dispositivos que no pretendemos realizar de manera predeterminada.
2) Establecer impresora predeterminada en Windows 10
En el último sistema operativo de Microsoft, es decir, Windows 10, existe otro método para cambiar la impresora predeterminada.
Vayamos a la aplicación Configuración (podemos encontrarla en el menú Inicio, como un icono de engranaje a la izquierda o como una aplicación separada), haga clic en el elemento Dispositivos y luego en el menú Impresoras y escáneres .
Básicamente, Windows 10 administra de forma independiente qué impresora establecer como predeterminada, según nuestras elecciones; para evitar que el sistema "de su cabeza", eliminemos la marca de verificación del elemento Permitir que Windows administre la impresora predeterminada, haga clic izquierdo en la impresora que pretendemos usar como predeterminada, seleccione Administrar y, en la nueva pantalla, finalmente haga clic en Establecer como predeterminado
El sistema asignará la impresora elegida por nosotros como predeterminada para todas las aplicaciones con modo de impresión, a fin de evitar tener que seleccionarla cada vez a mano.
En el menú Impresoras y escáneres podemos verificar la impresora marcada como predeterminada cada vez que verifiquemos el elemento Predeterminado inmediatamente debajo del nombre de la impresora.
También en este caso, como se vio anteriormente, es recomendable verificar a menudo la presencia de nuestra impresora como predeterminada, ya que la instalación de programas o herramientas para administrar impresoras virtuales puede cancelar nuestra elección y hacernos usar diferentes dispositivos cada vez.
3) Aplicación para decidir la impresora predeterminada automáticamente para cada programa
En algunas computadoras de la compañía puede ser muy conveniente tener programas que puedan decidir, dependiendo del programa utilizado, el tipo de documento o la extensión, qué impresora usar, para acelerar significativamente el trabajo en un entorno donde hay múltiples impresoras diferente.
Para utilizar, alternativamente, múltiples impresoras (reales o virtuales) dependiendo del programa que esté utilizando para iniciar un trabajo de impresión, puede usar el Automatic Printer Switcher.
Por ejemplo, si decide que, para imprimir un documento PDF desea utilizar la Impresora A, para las imágenes de la Impresora B que tiene papel fotográfico y para los sitios web de la impresora virtual que convierte a PDF, puede preajustar esta opción para que no tengas que preocuparte más.
Automatic Printer Switcher es un pequeño programa gratuito que le permite asociar una impresora con un programa específico.
Esta herramienta debe iniciarse desde el menú Inicio y dejarse activa en la bandeja del sistema; Cuando llegamos al punto en el que tenemos que imprimir con un programa específico (por ejemplo, Word), hacemos clic en el botón Agregar programa, elegimos la impresora y finalmente presionamos el botón " Agregar asignación ".
Las diversas asociaciones realizadas aparecen en la lista de la interfaz principal y puede cambiarlas como prefiera o eliminarlas.
Para todos los programas no asociados en el Switcher, se aplica la impresora predeterminada de la configuración general de Windows.
4) Conclusiones
Hemos visto cómo configurar una impresora predeterminada en todas las versiones de Windows que aún son compatibles y, en escenarios empresariales, también le hemos mostrado algunos programas útiles para elegir automáticamente la mejor impresora según el programa utilizado.
Si necesitamos compartir una impresora en la red local, para permitir que todos los empleados impriman, recomendamos leer nuestra guía para configurar una impresora de red compartida entre PC, donde podemos encontrar todos los pasos a seguir para transformar cualquier impresora conectada a través de USB a la computadora en una impresora disponible en la red (sin necesariamente conectarla al módem).
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