Si bien se pueden usar muchos programas diferentes para escribir documentos simples dependiendo del tipo de información escrita (tablas, texto plano, texto con imágenes, etc.), para enviar y compartir un documento y asegurarse de que se pueda leer, debemos usar el formato PDF. PDF es el estándar para publicar y compartir documentos de todo tipo porque mantiene el formato, por lo tanto, sea cual sea el programa que use para abrirlo, el archivo es idéntico, en cualquier parte del mundo y con cualquier sistema operativo.
Además, el PDF no puede editarse accidentalmente y puede protegerse de la edición o impresión, en caso de que estemos distribuyendo un documento confidencial.
Crear un PDF en PC es realmente simple y podemos hacerlo con algunos programas gratuitos o sin usar ningún software adicional.
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1) Crear PDF con la impresora integrada
Hoy podemos crear un PDF desde una PC con Windows 10 sin la necesidad de instalar un programa, ya que una impresora virtual está integrada en el sistema que puede usarse para crear PDF desde cualquier documento o imagen de Word.
Todo lo que tenemos que hacer es hacer clic en el botón Imprimir o usar el atajo de teclado CTRL + P, luego elegir la impresora Microsoft PDF.
Usando esta opción en los programas que permiten la impresión, podemos crear cualquier PDF de forma rápida y sencilla, sin software adicional.
Lo mismo sucede en Mac, donde solo tiene que seleccionar PDF como opción de impresión desde cualquier aplicación para imprimir páginas web, documentos e imágenes en este formato.
2) Use impresoras PDF de terceros
En otras versiones de Windows o para tener algunas opciones en la fase de impresión, podemos instalar una impresora PDF de terceros .
Estos programas actúan como impresoras virtuales y le permiten crear archivos PDF desde cualquier aplicación que tenga la opción Imprimir, como ya se vio para la impresora integrada en Windows 10.
En comparación con las impresoras integradas en los sistemas operativos, los programas de terceros también tienen opciones para ordenar las páginas, separarlas, dividirlas, descartar las que no son necesarias para proteger el archivo, corregir la orientación y otras cosas.
Hablamos sobre estos programas de "impresoras virtuales" para crear PDF a partir de documentos y páginas web en otro artículo y, para resumir, aquí están los mejores programas gratuitos para PC con Windows :
- Bullzip Free PDF Printer, muy bien diseñada y equipada con todas las herramientas para editar sus archivos PDF como desee.
Durante la instalación, se le pedirá que instale Ghostscript Lite, un componente para mantener (mientras que cualquier otro software puede deshabilitarse).
Para crear un archivo PDF, después de instalar Bullzip, solo necesita usar la función para imprimir desde Word o cualquier otra aplicación y elegir, en lugar de la impresora física, la impresora PDF Bullzip.
Para el PDF podemos elegir el título, agregar una marca de agua personalizada, aplicar una firma digital, agregar páginas de otros archivos PDF, agregar protección con contraseña y ajustar los permisos para imprimir y editar.
También puede cambiar el nivel de zoom inicial al abrir el archivo PDF, para que pueda elegir una configuración predeterminada diferente.
Realmente uno de los mejores programas para crear PDF utilizando la función de impresión.
- PDFCreator es un excelente programa gratuito para crear PDF fácilmente a través de la impresión, con un editor de PDF avanzado que puede abrirse durante la impresión.
PDFCreator es una impresora PDF flexible fácil de usar, fácil de programar gracias a los perfiles de impresión que se pueden crear (podremos agregar una impresora PDF para cada tipo de archivo a imprimir).
Con las opciones avanzadas podremos editar el PDF, incluir metadatos y marcas de agua, rotar el PDF, comprimir archivos o incluso firmar documentos.
- PDF24 Creator es una de las impresoras PDF más populares, ya que además de la impresora virtual, también incluye otras herramientas válidas para administrar documentos PDF.
Para usar PDF24 también es necesario crear una cuenta gratuita, para que pueda usar todas las herramientas incluidas sin límite: enviar PDF a fax, captura de pantalla, sistema de gestión de impresoras en la nube, compresión de PDF, convertidor de PDF y otras herramientas válidas.
- doPDF : otro programa muy rápido y simple para convertir cualquier documento o imagen a PDF.
Con este programa, tendremos la impresora PDF clásica que se puede usar en cualquier programa que admita la impresión, con la pantalla de configuración ajustable antes de cada impresión, para que siempre pueda personalizar la creación del PDF.
¡Simple, rápido y efectivo, difícil de pedir más para tal programa!
3) Usa el escáner
El escáner es otra forma de crear archivos PDF, para convertir hojas de papel en documentos PDF, listos para ser almacenados o compartidos a través de Internet.
Si tenemos una impresora, escáner o multifunción, deberíamos poder convertir cada documento en papel a PDF usando el software suministrado o usando uno de los mejores programas para usar el escáner.
El mejor programa de este tipo es iCopy, que en una interfaz simple y clara le permite seleccionar cualquier escáner detectado por la PC y usarlo para obtener las vistas previas, el escaneo real y finalmente elegir en qué formato guardar el archivo o archivos escaneados ( incluido PDF).
Una vez que el programa está abierto, simplemente haga clic en el botón en forma de PDF para comenzar a escanear la hoja o las hojas que se guardarán en el documento digital.
4) Crear y editar archivos PDF con LibreOffice
Para crear y editar archivos PDF sin protección, puede usar LibreOffice, la suite ofimática gratuita que podemos usar sin límites de tiempo y sin pagar una licencia.
Para crear el PDF, todo lo que tenemos que hacer es escribir o abrir el documento con uno de los programas compatibles de la suite (por ejemplo, documentos de Word que podemos abrir en Writer) y, cuando esté listo para crear archivos PDF, haga clic en el botón superior Exportar en formato PDF
Por lo tanto, podemos crear cualquier documento sin utilizar necesariamente impresoras virtuales.
Para editar archivos PDF sin protección, simplemente abra los documentos en este formato dentro del programa LibreOffice Draw, que le permite editar todos los componentes contenidos en el PDF.
En otra guía, hablamos específicamente sobre programas para editar PDF .
5) Crear PDF en línea
Además de usar los programas, podemos crear archivos PDF en línea, convirtiendo cualquier documento a formato PDF en uno de los muchos sitios para la conversión.
El mejor sitio que hace esto de forma gratuita y directa es hoy SmallPDF, también excelente para comprimir archivos PDF y reducir el tamaño de los archivos.
Todo lo que tenemos que hacer es cargar el archivo en formato .doc dentro del sitio o desde una de las nubes compatibles (Dropbox y Google Drive), luego descargar la conversión al archivo PDF.
Además de los documentos de Word, podemos usar el sitio para convertir imágenes y otros formatos de archivo.
Un sitio que podemos usar como alternativa a smallPDF es FreePDFConverter, que puede reconocer automáticamente el archivo fuente y convertirlo a PDF con un solo clic del mouse.
En otra guía hemos recopilado los mejores sitios para poder crear PDF en línea, incluso desde cero; solo lea aquí -> Cómo crear archivos PDF en línea de forma gratuita .
