Hace algún tiempo, un ingeniero de Google decidió trabajar de forma independiente en un nuevo proyecto de correo electrónico después de pedir ayuda a un usuario que se quejó de pasar demasiado tiempo buscando mensajes en el buzón de correo electrónico. El 1 de abril de 2004, casi por casualidad y gracias a una iniciativa autónoma, hace exactamente 10 años, nació Gmail, que hoy es el servicio de correo electrónico en línea más utilizado en el mundo. Aunque han pasado 15 años desde el nacimiento de Gmail y muchos más desde el nacimiento del correo electrónico, hay muchas personas que continúan usando el correo electrónico y Gmail de manera incorrecta .
Aquí hay 10 tipos de errores que todos hemos cometido pero que, en cambio, deben evitarse o, en cualquier caso, minimizarse al máximo.
1) Crear muchos borradores
Cuando presiona el botón Escribir en Gmail, se abre la ventana de composición del mensaje.
Si escribe algo y luego presiona el botón Cerrar, guarda ese mensaje en los borradores.
Esto se puede usar para tener algún tipo de bloc de notas en el que guardar listas de tareas, pero lo más probable es que esté lleno de basura y mensajes parciales que nunca se envían.
Todos los que usen Gmail encontrarán cientos de mensajes vacíos e inútiles para eliminar en Borradores.
2) Eliminar mensajes para mantener su bandeja de entrada limpia sin mensajes no leídos
Una vez, cuando los correos electrónicos estaban limitados con el espacio disponible, tenía sentido eliminar mensajes que ya no eran necesarios. Hoy, sin embargo, dado que hay todo el espacio y que todos los días llegan mensajes de todo tipo, no es conveniente eliminarlos, sino organizarlos en carpetas o etiquetas usando filtros. Puede filtrar los correos electrónicos para que no aparezcan en la sección principal o puede archivar los mensajes para eliminarlos de la bandeja de entrada, sin eliminarlos.
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3) Marcar todo como "leído"
En cuanto al punto anterior, en Gmail no es conveniente marcar todo como leído para hacer el pedido, puede dejarlos sin leer, pero organizarlos en varias carpetas.
El error es marcar los mensajes como leídos, pensando que volveremos a ellos más tarde. También tenga en cuenta que solo los mensajes que también se reciben en la Bandeja de entrada se cuentan como no leídos por los programas de notificación y las aplicaciones móviles, el resto se ignora.
Pero ella está completamente olvidada.
4) Tener demasiados correos no leídos
Siguiendo con el punto anterior, hay un mensaje de error no leído en el buzón principal.
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5) Envíe un correo electrónico para guardar archivos o notas .
En el pasado, también he usado Gmail como un espacio para almacenar documentos, archivos o archivos adjuntos enviándome mensajes.
Gmail fue el primer servicio de correo electrónico en proporcionar un gran espacio GB para archivos de forma gratuita, por lo que también era normal usar todo este espacio (se dice hace 10 años) como si fuera una unidad de nube.
En los últimos años, con el énfasis en los verdaderos servicios en la nube, se debe evitar este método de trabajo.
Es mejor tener una aplicación como Onenote o Evernote o Dropbox, Google Drive y Onedrive para archivos más grandes.
Ponon debería enviarse correos electrónicos de documentos, enlaces y archivos adjuntos que desea guardar. Sin embargo, a veces parece más fácil que enviar un correo electrónico, porque estará en su bandeja de entrada para siempre.
6) Exagerar con etiquetas y carpetas
Gmail admite etiquetas anidadas. Crear etiquetas es útil para organizar correos electrónicos similares o de los mismos remitentes. Lo importante es que no son demasiados y que todos aparecen en la lista de la derecha sin desplazarse, de lo contrario podemos olvidarnos de muchas categorías y muchos mensajes recibidos.
7) Comete un error entre Responder y Responder a todos
A veces, presiona el botón " Responder " en un mensaje grupal para compartir un pensamiento que solo será recibido por la persona que envió la última respuesta. Otras veces presionas Responder a todos, cuando realmente querías escribir una respuesta privada.
Para evitar este tipo de errores, hay dos funciones muy importantes en Gmail:
- Utilice la función de cancelación de un correo electrónico incorrecto
- Ponga Responder a todos como el comportamiento predeterminado en el botón Responder para enviar correo electrónico a un grupo de contactos rápidamente
8) Responder a correos electrónicos sin cambiar el tema
Las discusiones por correo electrónico a menudo terminan saliendo del tema.
Si se trata de correos electrónicos importantes, cuando responda a un correo electrónico, verifique si es apropiado cambiar el asunto y no guardar el antiguo del primer correo electrónico.
9) Pensar que Gmail no se puede usar sin conexión
Aunque con funciones más limitadas, también puede abrir Gmail como un programa fuera de línea cuando no tiene conexión a Internet.
10) No utilice operadores de búsqueda avanzada
El objetivo de Gmail, desde su inicio, era proporcionar un servicio de correo electrónico que fuera fácil de buscar.
Por esta razón, la búsqueda en Gmail es muy poderosa, mejor que cualquier otro servicio similar, solo que necesita conocer los operadores y comandos para usarlo.
Otro artículo explica los operadores de búsqueda avanzada más útiles en Gmail .
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