Para cualquiera que necesite crear una factura para solicitar el dinero para un trabajo como profesional independiente o consultor o para una empresa, vemos aquí cómo crear una factura personalizada en Excel, simple, comenzando desde una hoja en blanco, sin usar una plantilla listo
Crear una factura en Excel es un trabajo relativamente simple, solo necesita preparar una tabla, establecer algunas reglas, agregar la información requerida y luego, si desea hacer un trabajo más técnico, también agregar algo de automatización de cálculo. Obviamente, es posible utilizar una plantilla de factura ya preparada por expertos, descargar una y personalizarla. Algunos modelos ya están disponibles en Excel, abriendo una nueva hoja y luego yendo a la pestaña Archivo y buscando facturas en el campo de búsqueda. Hay otros modelos disponibles en el sitio especializado de Plantillas de factura gratuitas o en otros sitios con modelos Excel para descargar de forma gratuita .
En este caso, sin embargo, vamos a ver los pasos para crear una factura simple en Excel desde cero (la guía también funciona con LibreOffice Calc ).
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Para hacer una factura simple en Excel, la información requerida es:
Ahora necesitamos cambiar el tamaño de algunas de las columnas y filas, para tener más espacio para escribir información más larga, como descripciones del objeto de ventas. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic en ella y arrástrela con el mouse. De forma predeterminada, las filas están configuradas con una altura de 20 píxeles y las columnas con un ancho de 64 píxeles. Para una configuración optimizada, puede cambiar el tamaño de las columnas y filas de esta manera:
La línea 1 debe contener el nombre del vendedor y la palabra "Factura". El espacio adicional le permite aumentar el tamaño de fuente de este título para tener una mejor representación gráfica que capta la atención del destinatario. La columna A contiene la mayor parte de la información importante (y más larga) en la factura: datos del comprador y el vendedor, descripción del artículo y método de pago. La columna B contiene las fechas. En la columna C, escribiremos el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo enumerado y el monto total adeudado.
En la columna A, líneas 4, 5, 6 y 7, ingresamos la dirección (dividida en dos líneas), número de teléfono, número de IVA y código fiscal
En la columna B, líneas 4 y 5, escriba " DATOS: " y " Nº DE FACTURA: " con texto en negrita y alinee el texto a la derecha. Las columnas 4 y 5 de la columna C son los espacios donde insertar la fecha y el número de factura.
Finalmente, para la última parte de la información básica, insertaremos el texto " Factura A: " (en negrita) en la columna A, fila 9 . Las filas 10, 11, 12 y 13 se pueden usar para ingresar datos del destinatario.
Luego, una las columnas A y B en la fila 15 (seleccione las dos celdas y luego presione el botón Combinar en la parte superior) para escribir un título para los elementos enumerados que se pueden enumerar en la columna A de la fila 16 a 30), con el fechas de escape (columna B, líneas 16-30). Después de unir las columnas A y B en la fila 15, dele a la celda un borde en todos los lados (usando el botón de borde en la sección Fuente de la pestaña Inicio ), quizás también usando un color de relleno gris claro u otro color. Haga lo mismo también para la celda C15.
En la primera celda de la fila 15, escriba DESCRIPTION y alinee el texto en el centro. En C15, escriba PRICE, poniendo ambos en negrita para el encabezado de una tabla. Seleccionamos el espacio de la fila 16 a la fila 30 de las columnas A y B para agregar un borde inferior. En cambio, las celdas de la columna C del 16 al 29 pueden estar rodeadas por un borde izquierdo y derecho.
Resalte la celda C30, dele bordes alrededor de toda la celda y un gradiente de color para que se destaque. A la izquierda (luego el B30), escriba TOTAL y alinee a la derecha.
Esto completa la estructura de la factura, con la posibilidad de agregar otra fila dependiendo del número de productos. que debería verse así.
Del mismo modo, resalte las celdas C16-30 y seleccione la opción " Moneda " para formatear los precios en euros.
Para agregar automáticamente todas las cantidades individuales y hacer que se reflejen en la celda " Total " que hemos creado, seleccione la celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:
= SUM (C16: C29)
Ahora llenando los campos de precio, la celda total se completará automáticamente con la suma .
Continúe, inserte el texto " Método de pago: " en A34 u otra información según lo que necesite, por ejemplo, ingresando las formas de pago aceptadas para el pago de la factura o exclusiones de IVA o cualquier otra nota importante.
A la derecha de la columna de precios puede agregar la columna, para el cálculo del precio total con IVA incluido, colocando en la primera columna el precio sin IVA ni sujeto a impuestos . Para agregar 22% de IVA, la columna de precio total debe tener la siguiente fórmula: = C16 * 1.22 . Desde la esquina inferior derecha, desplácese hacia abajo hasta el total para extender la fórmula a las otras celdas. También puede agregar una columna E con el IVA (22%) escrito y luego usar la fórmula en la columna D del tipo: = C16 * E16 + C16 .
Para el toque final, no olvide agregar un agradecimiento a la línea de fondo.
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Crear una factura en Excel es un trabajo relativamente simple, solo necesita preparar una tabla, establecer algunas reglas, agregar la información requerida y luego, si desea hacer un trabajo más técnico, también agregar algo de automatización de cálculo. Obviamente, es posible utilizar una plantilla de factura ya preparada por expertos, descargar una y personalizarla. Algunos modelos ya están disponibles en Excel, abriendo una nueva hoja y luego yendo a la pestaña Archivo y buscando facturas en el campo de búsqueda. Hay otros modelos disponibles en el sitio especializado de Plantillas de factura gratuitas o en otros sitios con modelos Excel para descargar de forma gratuita .
En este caso, sin embargo, vamos a ver los pasos para crear una factura simple en Excel desde cero (la guía también funciona con LibreOffice Calc ).
LEA TAMBIÉN: 10 programas gratuitos de facturación y contabilidad para autónomos y pequeñas empresas
Para hacer una factura simple en Excel, la información requerida es:
- Detalles del vendedor
- nombre
- Dirección y código postal
- Número de teléfono
- Número de IVA P
- Código de impuestos
- Datos del comprador
- nombre
- Dirección y código postal
- IVA
- Código de impuestos
- Fecha de la factura
- Número de factura
- Descripción del servicio o producto vendido
- Precio del artículo (de un solo producto o servicio)
- Importe total adeudado
- Forma de pago
Prepare la hoja de factura con Excel
Luego abra una hoja de Excel vacía e inmediatamente elimine las cuadrículas, para tener una hoja limpia para trabajar. Para hacer esto, vaya a la pestaña " Diseño de página" y desmarque "Cuadrícula " en la selección "Ver".Ahora necesitamos cambiar el tamaño de algunas de las columnas y filas, para tener más espacio para escribir información más larga, como descripciones del objeto de ventas. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic en ella y arrástrela con el mouse. De forma predeterminada, las filas están configuradas con una altura de 20 píxeles y las columnas con un ancho de 64 píxeles. Para una configuración optimizada, puede cambiar el tamaño de las columnas y filas de esta manera:
- Fila 1: 45 píxeles
- Columna A: 385 píxeles.
- Columna B: 175 píxeles
- Columna C: 125 píxeles
La línea 1 debe contener el nombre del vendedor y la palabra "Factura". El espacio adicional le permite aumentar el tamaño de fuente de este título para tener una mejor representación gráfica que capta la atención del destinatario. La columna A contiene la mayor parte de la información importante (y más larga) en la factura: datos del comprador y el vendedor, descripción del artículo y método de pago. La columna B contiene las fechas. En la columna C, escribiremos el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo enumerado y el monto total adeudado.
Información preliminar de la factura
En la columna A fila 1, ingrese el nombre, con un tamaño de fuente más grande (18 pt pueden ir) y en negrita el texto para que quede más claro. En la Columna B, Fila 1, escriba "Factura" para hacer de inmediato qué es este documento. como tamaño de fuente puedes poner 28pt y como estilo de escritura podemos hacerlo todo en mayúsculas y, quizás, cambiando el color con un gris.En la columna A, líneas 4, 5, 6 y 7, ingresamos la dirección (dividida en dos líneas), número de teléfono, número de IVA y código fiscal
En la columna B, líneas 4 y 5, escriba " DATOS: " y " Nº DE FACTURA: " con texto en negrita y alinee el texto a la derecha. Las columnas 4 y 5 de la columna C son los espacios donde insertar la fecha y el número de factura.
Finalmente, para la última parte de la información básica, insertaremos el texto " Factura A: " (en negrita) en la columna A, fila 9 . Las filas 10, 11, 12 y 13 se pueden usar para ingresar datos del destinatario.
Detalles del producto o servicio
Para agregar los productos y servicios facturados, necesitamos agregar algunas líneas más a la hoja.Luego, una las columnas A y B en la fila 15 (seleccione las dos celdas y luego presione el botón Combinar en la parte superior) para escribir un título para los elementos enumerados que se pueden enumerar en la columna A de la fila 16 a 30), con el fechas de escape (columna B, líneas 16-30). Después de unir las columnas A y B en la fila 15, dele a la celda un borde en todos los lados (usando el botón de borde en la sección Fuente de la pestaña Inicio ), quizás también usando un color de relleno gris claro u otro color. Haga lo mismo también para la celda C15.
En la primera celda de la fila 15, escriba DESCRIPTION y alinee el texto en el centro. En C15, escriba PRICE, poniendo ambos en negrita para el encabezado de una tabla. Seleccionamos el espacio de la fila 16 a la fila 30 de las columnas A y B para agregar un borde inferior. En cambio, las celdas de la columna C del 16 al 29 pueden estar rodeadas por un borde izquierdo y derecho.
Resalte la celda C30, dele bordes alrededor de toda la celda y un gradiente de color para que se destaque. A la izquierda (luego el B30), escriba TOTAL y alinee a la derecha.
Esto completa la estructura de la factura, con la posibilidad de agregar otra fila dependiendo del número de productos. que debería verse así.
Reglas, fórmulas y automatismos.
Si las fechas están escritas en la columna B, líneas 16-29, seleccione estas celdas y presione el cuadro " Formato de número " en la sección " Número " de la pestaña " Inicio ". Luego elija el formato de fecha en números para que ese campo sea siempre una fecha escrita correctamente.Del mismo modo, resalte las celdas C16-30 y seleccione la opción " Moneda " para formatear los precios en euros.
Para agregar automáticamente todas las cantidades individuales y hacer que se reflejen en la celda " Total " que hemos creado, seleccione la celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:
= SUM (C16: C29)
Ahora llenando los campos de precio, la celda total se completará automáticamente con la suma .
Continúe, inserte el texto " Método de pago: " en A34 u otra información según lo que necesite, por ejemplo, ingresando las formas de pago aceptadas para el pago de la factura o exclusiones de IVA o cualquier otra nota importante.
A la derecha de la columna de precios puede agregar la columna, para el cálculo del precio total con IVA incluido, colocando en la primera columna el precio sin IVA ni sujeto a impuestos . Para agregar 22% de IVA, la columna de precio total debe tener la siguiente fórmula: = C16 * 1.22 . Desde la esquina inferior derecha, desplácese hacia abajo hasta el total para extender la fórmula a las otras celdas. También puede agregar una columna E con el IVA (22%) escrito y luego usar la fórmula en la columna D del tipo: = C16 * E16 + C16 .
Para el toque final, no olvide agregar un agradecimiento a la línea de fondo.
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