Todos, tarde o temprano, tendrán que lidiar con hojas de cálculo, una de las herramientas más complejas y poderosas que se pueden usar en una computadora en el lugar de trabajo. Lo siguiente no pretende ser una guía para principiantes en hojas de cálculo, sino que pretende resaltar cuatro tipos de actividades que debe saber cómo hacer, para ser bueno con programas como Excel. Microsoft Excel es sin duda el programa más utilizado en el mundo para crear tablas y hojas de cálculo, pero las mismas funciones también están disponibles en suites gratuitas como LibreOffice y en Google Docs.
Para tener éxito en el trabajo de oficina, o al menos para hacer la vida más fácil y para promocionarse mejor en la contratación de entrevistas, debe ser bueno en el uso de Excel (o un programa equivalente como LibreOffice y Google Docs ) y poder realizar al menos las siguientes 4 actividades .
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1) Ingrese datos rápidamente utilizando formularios o formularios
Introducir datos en una hoja de cálculo es el punto de partida de cualquier análisis de tabla. Todos los principiantes de Excel escriben datos manualmente en las celdas, pero sería mucho más rápido usar un formulario. El formulario es un formulario autoguiado para el ingreso rápido de datos en las celdas con el fin de escribir y presionar Entrar para ir a la siguiente celda .
En Excel 2013, el botón de formulario estaba algo oculto.
Para encontrarlo, debe presionar la cinta en la parte superior y elegir personalizarla para agregar el botón de módulos.
En otras versiones de Excel, presione la tecla de Office, vaya a Opciones de Excel y personalice agregando el formulario.
Una vez que presiona el botón Formulario, puede crear un formulario (o una plantilla, o una máscara de entrada de datos) escribiendo los encabezados de las columnas.
En LibreOffice Calc puede ingresar datos con el formulario presionando en el menú Datos-> Formulario .
Antes de usar el formulario, necesito crear los encabezados de columna para que la compilación se guíe y sea rápida.
En Google Drive (Google Docs) los formularios son un objeto en sí mismos que le permiten crear encuestas de respuestas múltiples para compartir en línea.
Puede crear un formulario desde el botón Crear o puede insertarlo (con el menú Insertar ) dentro de una hoja de cálculo.
Páginas de ayuda en italiano:
- Para Libreoffice Calc
- Office Excel
- Hoja de cálculo de Google
2) Realizar cálculos con funciones y fórmulas
Una vez que los datos se ingresan en las celdas, es probable que se requiera una operación o cálculo.
Las funciones y fórmulas deben estar escritas en el cuadro de texto anterior y le permiten manipular los datos de una hoja de cálculo, realizar operaciones matemáticas simples, agregar números en una columna, promediar o incluso trabajar con objetos del mundo real como las fechas o el dinero
Todos los programas de cálculo tienen su propio conjunto de funciones, con algunas diferencias.
Estas páginas en italiano contienen todas las fórmulas que se pueden realizar en Excel, LibreOffice Calc y Google Drive.
Es imposible conocerlos a todos de memoria, pero saber lo que más usa y lo que necesita para su trabajo es esencial.
Por ejemplo, algunas operaciones básicas son:
- La suma de los números en las celdas: = SUMA (A1; B1) agrega dos números mientras que = SUMA (A1: A5) es la suma de todas las celdas de A1 a A5.
- = PROMEDIO (A1; B1) es el promedio de dos números; = PROMEDIO (A1: A10) es el promedio de los números A1 a A10.
Cada fórmula también se puede encontrar en el menú Insertar - Fórmula .
También puede combinar dos funciones y crear una fórmula como, por ejemplo, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) para redondear los decimales de la suma de los números A1 a A10.
En las funciones, lea: Cómo usar fórmulas para contar con Excel (COUNT y SUM)
3) Ordenar los datos con filtros y tablas dinámicas
Una vez que haya ingresado los datos sin procesar y haya realizado todos los cálculos utilizando las funciones y fórmulas, ahora necesita crear diferentes formas de verlos.
Puede ordenar una serie de datos por columna: presione CTRL-A para seleccionar la hoja completa, vaya a la pestaña Datos de la cinta, presione " Ordenar " y elija la columna y el criterio que puede ser, por ejemplo, por número orden.
Siempre desde el menú Datos también puede insertar Filtros, por ejemplo para excluir elementos duplicados.
Las tablas dinámicas son filtros avanzados que se utilizan para filtrar grandes listas de datos que de otro modo serían imposibles de leer.
Las tablas dinámicas le permiten tomar algunos datos para resumir y ver solo algunos de ellos, ocultando el resto.
En Excel, crea la tabla dinámica desde el menú Insertar, mientras que en LibreOffice Calc desde el menú Datos.
Para obtener más información, hay guías en italiano para:
- filtrar datos en Excel
- Tablas dinámicas en Libreoffice
- tablas dinámicas en Google Drive.
4) Crear macros para tareas repetitivas
Trabajar con Excel puede ser muy aburrido porque a menudo implica tareas repetitivas.
Para evitar hacer el mismo trabajo todos los días, puede crear una macro y registrar las cosas que hace para que la computadora pueda hacerlo sola.
Las macros son un punto fuerte de Excel, mientras que en Libreoffice debes tener cuidado porque algunas Macros pueden no ser compatibles con Microsoft Office.
En Excel, LibreOffice y Google Drive, es posible crear macros más complejas con scripts de programación que requerirían algún estudio.
Aquí hay algunos recursos para comenzar:
- Excel: trabajar con macros
- Macro de Excel (en inglés)
- LibreOffice: primeros pasos con macros
- Google Drive: descripción general de Google Apps Script (solo en inglés).
Todas estas características son solo la punta del iceberg de Excel y otros programas. El uso de hojas de cálculo es otra profesionalidad y una disciplina en la que puede sumergirse profundamente.
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