En un trabajo de oficina, puede suceder que deba administrar datos (ingresos y gastos mensuales, informes de trabajo, etc.) y, por lo tanto, debe administrar una gran cantidad de cifras, de las cuales extraer una columna con los cálculos realizados de forma completamente automática. Hay una manera de acelerar el trabajo y se llama tabla dinámica : gracias a esta funcionalidad podremos acelerar los cálculos al insertarlos en una tabla precisa y programada, en la que solo tendremos que asegurarnos de que ingresamos los datos correctamente (la hoja de cálculo servirá el resto aplicando automáticamente las fórmulas requeridas a las filas y columnas que contienen números). Si no sabemos cómo crear una tabla dinámica, en esta guía le mostraremos los pasos a realizar tanto en Microsoft Excel (incluido en Office) como en LibreOffice ; en este último caso, podemos crear tablas dinámicas sin gastar nada en la compra de una licencia.
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Antes de continuar, es importante señalar que, para que la tabla dinámica se cree sin problemas, debemos ingresar los datos en la hoja de cálculo de manera precisa y escrupulosa : los encabezados deben estar presentes en la parte superior de cada columna y fila, no deben las líneas vacías deben estar presentes y los datos ingresados deben ser lo más homogéneos posible (por ejemplo, en una columna de cálculo solo tenemos que insertar dígitos si queremos que la tabla funcione). Siguiendo estas reglas simples, será muy fácil y rápido crear una tabla dinámica con Microsoft Excel.
Cómo crear una tabla dinámica en Microsoft Excel
Excel es sin duda uno de los programas más utilizados para crear tablas dinámicas. Si tenemos el paquete de Office instalado en nuestro sistema, abrimos el menú Inicio en la parte inferior izquierda y escribimos en el teclado Excel, para que podamos abrir el programa.
Una vez que comenzamos, hacemos clic en Vaciar libro de trabajo para abrir una nueva hoja de cálculo. Ahora podemos ingresar los datos que tenemos que procesar en los diversos campos, asegurándonos de organizarlos en orden por columna y por fila (lo que facilita el trabajo al crear la tabla).
Una vez que se hayan ingresado todos los datos, selecciónelos arrastrando el mouse (manteniendo presionada la primera celda en la parte superior izquierda y moviendo el mouse), luego haga clic en el menú Insertar en la parte superior y confirme en el botón Tabla dinámica, presente en la parte superior izquierda.
Se abrirá una ventana de confirmación para confirmar los intervalos ya seleccionados y elegir dónde generar el informe final; en la mayoría de los casos, simplemente haga clic en Aceptar sin tocar nada más. Los datos desaparecerán para dar paso a un mensaje de advertencia y una barra lateral a la derecha.
Para comenzar a componer la tabla, haga clic en los cuadros que se encuentran justo debajo de la barra de búsqueda para habilitar los diversos campos (que corresponderán a los nombres de las columnas insertadas como encabezado), luego ordénelos arrastrándolos a los sectores debajo del encabezado Arrastre los campos a las áreas a continuación .
Básicamente, el programa sumará automáticamente los campos numéricos ingresados, pero si quisiéramos cambiar la fórmula o la operación matemática que se aplicará, simplemente vaya a la esquina inferior derecha del cuadro Valores, haga clic en uno de los campos numéricos disponibles (en nuestro caso usaremos Campo de entrada ) y seleccione el elemento de configuración del campo Valor . Desde esta ventana podemos elegir la operación matemática que se aplicará a todos los datos ingresados en la tabla: podemos hacer el promedio, insertar un valor máximo y mínimo, restar, etc.
Una vez que se complete la configuración, simplemente haga clic en Aceptar ; Si hemos realizado bien todos los pasos, veremos una tabla dinámica con todos los datos y una nueva fila con las sumas aplicadas automáticamente aparecerá en la hoja de cálculo (alternativamente, también podemos encontrar el resultado de la fórmula que hemos elegido aplicar).
Para modificar otras opciones de la tabla dinámica recién creada, simplemente haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la tabla y seleccione el elemento Opciones de tabla dinámica .
Cómo crear una tabla dinámica en LibreOffice Calc
Queremos crear una tabla dinámica en casa, pero no tenemos una licencia para Microsoft Office "> LibreOffice, que tiene una buena hoja de cálculo dentro de la suite.
Si aún no lo hemos hecho, descargue el instalador de LibreOffice en nuestra PC (este paquete está disponible tanto para Windows como para Mac, además de estar integrado en la gran mayoría de las distribuciones de GNU / Linux). Una vez descargado, instálelo sin temor, ya que la instalación continúa sin dificultades particulares o ventanas extrañas a considerar (también siempre podemos presionar Siguiente para acelerar la operación). Instalado el paquete en Windows, hacemos clic en la parte inferior izquierda del menú Inicio y escribimos Calc, para que podamos abrir el resultado de búsqueda relevante, es decir, LibreOffice Calc .
Nos encontraremos frente a una hoja de cálculo completa: por lo tanto, comenzamos a insertar los datos que conformarán nuestra tabla dinámica como ya se vio en la parte relacionada con Excel. Al final de la entrada de datos, seleccionamos todos los campos con valores numéricos y encabezados (arrastrando el mouse para crear una selección) y hacemos clic en el botón Insertar tabla dinámica en la parte superior, presente en la barra de funciones.
Aparecerá una ventana de confirmación: hacemos clic en Aceptar, etc. muestra la nueva ventana para la configuración de la tabla dinámica.
En la ventana, movemos los campos disponibles a la derecha (en nuestro caso, Mes, Ingresos y Gastos ) en uno de los sectores en el centro o a la izquierda, en particular, insertamos los campos que contienen números en el sector Campos de datos y los campos que contienen nombres o reclamos en el sector Campos de fila o campos de columna . Cuando esté listo, hacemos clic en Aceptar para generar la tabla dinámica.
Básicamente, el programa le permite hacer la suma, pero si quisiéramos cambiar la operación matemática a realizar, debemos hacer clic en el botón Funciones, presente en la barra delgada que aparece en el lado derecho del programa.
Podemos utilizar de inmediato los que ya se indican en el interior o hacer clic en el menú desplegable utilizado recientemente y seleccionar Todas o una de las categorías de funciones integradas en Calc.
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