Para comprender cómo funciona Microsoft Access y qué es, también debe comprender el concepto de base de datos. Access es uno de los principales programas de la suite de Microsoft Office, por lo tanto, aquellos que tienen Word, Excel y Powerpoint, seguramente también tienen Access incluso si nunca lo han usado.
El problema con Access es que cuando lo abres, no entiendes qué hacer.
Si bien Excel es bastante claro a primera vista, Access en su lugar se abre vacío e incluso si puede comenzar a trabajar con uno de los modelos preestablecidos, su diversidad lo desplaza en comparación con otro software de Office.
Microsoft Access 2007 o 2010 no es tan difícil como podría parecer a primera vista, para algunos es incluso más fácil que Excel, solo que debe usarse para un propósito específico y requiere una preparación preliminar.
Crear una base de datos significa crear un registro de datos, es decir, una serie de tablas, quizás unidas entre sí, que pueden ser una lista de personas, productos, objetos, sumas de dinero, etc.
De hecho, Access le permite crear su propio programa personalizado para administrar estos datos, insertarlos rápidamente y poder procesarlos, filtrarlos y estudiarlos fácilmente.
No se puede explicar cómo se usa Access en un solo artículo; En este programa con infinitas posibilidades, se han escrito manuales más o menos complejos.
Esta breve publicación preliminar solo pretende señalar que con Access también puede administrar las mesas de un restaurante, las habitaciones de un hotel o incluso los gastos de su negocio, las facturas emitidas o recibidas, los libros de una biblioteca, el lista de CD y cualquier otro tipo de datos.
Inicialmente, el acceso al aprendizaje en el hogar puede ser un trabajo tedioso, pero puedo asegurarle que comprender el acceso puede brindar grandes oportunidades de trabajo (no muchas personas son buenas en el acceso) y puede facilitar cualquier actividad que se realice en la computadora.
Microsoft Access es un RDBMS ( Sistema de gestión de bases de datos relacionales ), es decir, una base de datos relacional, en la que los datos están vinculados entre sí por relaciones de dependencia .
No es ideal para grandes bases de datos que requieren diferentes programas, pero es el software de base de datos más fácil, gratuito (en el sentido de que se incluye con Excel Word y Powerpoint) y también funciona bien con 10 usuarios simultáneos.
La principal diferencia con Excel es que en las tablas de Access debe ingresar datos sin procesar y no cálculos matemáticos como sucede en Excel.
Luego intente abrir Access desde el menú Inicio de Windows y cree una nueva base de datos vacía dándole un nombre.
En Access, los cambios estructurales deben guardarse, pero los datos se guardan automáticamente cuando se ingresan.
Lo primero que debe hacer es crear una tabla, un elemento básico que funcione como una hoja de cálculo normal donde, sin embargo, es importante no tanto insertar los datos como especificar las columnas.
Al hacer clic con el botón derecho para acceder a la estructura de la tabla, puede especificar las propiedades de cada campo.
Cada tabla debe tener una clave primaria que puede ser el contador normal u otro valor numérico incremental, con duplicados no permitidos.
La planificación requiere crear tantas tablas para cuántos elementos diferentes hay .
Por ejemplo, si desea organizar su propia biblioteca de libros, puede crear una tabla con los títulos, una para los autores, otra para las categorías y otra con los años de publicación.
La separación de los diversos elementos, teniendo en cuenta que se pueden conectar, le permitirá crear filtros o consultas mucho más flexibles.
Las tablas de acceso pueden vincularse entre sí, vinculando los valores de una columna con los de otra tabla.
Luego puede crear una tabla general que resuma las relaciones entre los elementos.
La lista real de libros registra los valores de "Investigación" de las otras tablas, vinculando a cada título, un autor, el año y la categoría específica.
No es desde la vista de tabla que se deben completar los campos: a diferencia de Excel, puede crear una máscara que se convierta en la interfaz del programa creado.
Una máscara es una ventana diseñada de forma personalizada, donde aparecen los campos que se deben completar para una inserción rápida.
Volviendo al ejemplo de los libros, puede crear una máscara para insertar un nuevo título, y luego su autor, el año y la categoría, eligiendo estos valores de la lista ya creada o insertando un nuevo nombre en otras máscaras conectadas).
Después de crear algunas tablas, puede crear consultas o filtros para extraer valores particulares de las distintas tablas .
En Access hay un asistente para crear consultas que de otro modo serían difíciles de entender.
Los informes son hojas estáticas en las que es posible extraer las sumas de los datos insertados en las tablas, para ver gráficos o páginas de resumen que también se publicarán en un sitio web.
Las macros y los módulos son la parte más compleja de Access, donde es posible establecer automatismos entre los valores para acelerar aún más la inserción, integrar Access con otros programas y dar mayor rigidez a la base de datos, imponiendo reglas.
Lo que es importante entender acerca de una base de datos de Access es la forma en que piensa el programa: las tablas son la base de datos, debe crear muchas tablas para cada tipo de registro que luego se pueden agregar, filtrar con consultas e insertar por máscaras. .
Para aprender Access, sería mejor descargar un curso ilustrado e interactivo.
Sitios como HTML.it tienen guías para comenzar con Access.
Sin embargo, la mejor y actualizada guía en línea en italiano sobre Access 2010 y Access 2007 es la del sitio de Microsoft que ofrece una descripción general muy detallada.
