El tiempo pasa, los nuevos sistemas de comunicación nacen y mueren, pero el principal durante más de una década siempre ha sido el mismo, los correos electrónicos. Sin embargo, hoy en día, incluso los servicios para recibir correos electrónicos difieren entre los modernos e innovadores, con opciones para organizar el correo de varias maneras y los antiguos, idénticos a los de hace diez años, sin ninguna mejora.
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Google Mail, llamado Gmail, es sin duda el servicio de correo electrónico más poderoso y lleno de opciones a través de la web, por lo tanto, para aquellos que tienen dificultades para administrar el correo entrante, en este artículo veremos algunos trucos importantes que necesita saber para simplificar la administración. de nuevos correos electrónicos recibidos .
Se trata de configurar un sistema automatizado para ordenar el correo porque, ya sabes, si dejas esa tarea en manos del usuario, a pesar de todos los esfuerzos, inevitablemente terminarás perdiendo la guerra con el desorden.
Para automatizar la bandeja de entrada de Gmail para que no tenga que preocuparse por perder correos electrónicos y mensajes importantes, puede seguir estos 6 consejos, utilizando las funciones internas del sitio de correo de google.
Este es un compendio de la guía completa de Gmail .
1) Use filtros y etiquetas para gestionar automáticamente la recepción de mensajes entrantes .
Ya había hablado de esto en el pasado en un artículo de guía general para crear filtros de correo electrónico en Yahoo Mail, Hotmail y otros servicios de correo, incluido Gmail.
Saber cómo crear filtros en Gmail es esencial para crear nuevos cada vez que recibe un nuevo mensaje en su bandeja de entrada que no se cataloga automáticamente.
Entonces, si tiene todos los mensajes recibidos enumerados en orden cronológico, pero sin ninguna diferenciación, es hora de crear filtros y etiquetas para ordenar el correo en varias carpetas de acuerdo con el remitente, el asunto u otros criterios.
Al ser etiquetas, los mensajes no se mueven realmente de la lista general de la bandeja de entrada, sino que simplemente se filtran y distinguen en el grupo, lo que facilita su búsqueda y búsqueda.
Las etiquetas se enumeran en el lado izquierdo de la página en el menú de Gmail.
Cuando reciba un nuevo mensaje de correo electrónico en su bandeja de entrada que no tiene una etiqueta, ábralo o selecciónelo y luego presione el botón de etiqueta, el que está al lado del botón " Más " para crear uno nuevo.
Idealmente, se debe aplicar una etiqueta a cada mensaje recurrente .
Por ejemplo, se aplica una etiqueta a las notificaciones de Facebook, se aplica otra etiqueta a los correos electrónicos del boletín de Navigaweb, otra a los mensajes de trabajo, etc.
Una vez que haya creado la nueva etiqueta para un mensaje, para asegurarse de que todas las próximas entradas similares a la etiquetada automáticamente de la misma manera, abra el correo electrónico, presione el botón " Otro " y, en la lista desplegable, haga clic en " Filtrar mensajes de este tipo ".
De esta forma, se crea una regla de forma automática y rápida mediante la cual, a todos los mensajes de la misma dirección de correo electrónico o la etiqueta creada se asocia.
El filtro se puede modificar eligiendo un criterio diferente como, por ejemplo, si contiene una palabra específica en el asunto o si no lo contiene o si el mensaje tiene un archivo adjunto o no.
Luego haga clic en " Crear filtro con esta búsqueda " y elija la acción final que puede ser, de hecho, aplicar a esos mensajes una etiqueta elegida ya existente o nueva.
En el Filtro, también puede elegir múltiples acciones simultáneas de las disponibles; por ejemplo, responda de manera predeterminada, ignore el mensaje, márquelo como ya leído o como importante.
Por ejemplo, los correos electrónicos puramente informativos que no necesitan ser abiertos y leídos, pueden ser ignorados y archivados, mientras que los de los boletines automáticos pueden marcarse como ya leídos y etiquetados solo para encontrarlos cuando sea necesario.
Crear una respuesta predeterminada para todos los mensajes recibidos en Gmail de cierto tipo puede ser el mejor movimiento para aligerar la carga de trabajo cuando se vuelve monótono o para que el remitente sepa que el mensaje ha sido recibido y será respondido pronto.
Después de crear el filtro, es importante recordar poner la cruz en la opción Aplicar filtro también a los mensajes correspondientes para garantizar que la regla sea retroactiva y también se aplique a los mensajes ya recibidos en el pasado.
ACTUALIZACIÓN: El correo electrónico en Gmail ahora está organizado en pestañas y categorías especiales
2) Enviar o recibir archivos adjuntos en Gmail con Skydrive, Dropbox, Box y Google Drive es una excelente manera de evitar que los archivos adjuntos ocupen demasiado espacio en Gmail.
Además, sin instalar complementos, como se ve en las noticias de diciembre, con Gmail puede enviar archivos adjuntos de hasta 10 GB.
3) Convertir correos electrónicos en actividades de calendario
Una de las cosas más interesantes de Gmail es su integración con Google Tasts y Google Calendar.
Si abre un correo electrónico, al hacer clic en el menú Más en la parte superior, puede optar por crear una actividad vinculada al mensaje seleccionado .
Lamentablemente, no puede automatizar la creación de actividades programadas basadas en correos electrónicos, pero siempre puede crear un filtro y asignar la etiqueta "actividades posibles" a los nuevos mensajes entrantes.
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4) Distinga los mensajes entrantes en función de la dirección de correo electrónico de recepción .
Es importante tener en cuenta que el filtro en Gmail también se puede usar al distinguir los mensajes entrantes en función de la dirección de correo electrónico a la que se envió el correo electrónico.
Este tipo de filtro es útil, por ejemplo, si está utilizando Gmail como un sitio donde también puede recibir mensajes de otros buzones.
Aún mejor, puede usar esta opción de filtro con alias de Gmail .
Para una dirección de Gmail hay infinitos alias .
Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico era , los alias son
Por ejemplo, se puede indicar como dirección de Facebook o se puede dar como dirección de trabajo .
En otros artículos, otros trucos para mantener su bandeja de entrada limpia y organizada :
- Darse de baja de boletines automáticos y correos electrónicos
- Filtros automáticos para actualizaciones sociales, alertas y boletines.
- Guía avanzada de búsqueda de correo en Gmail
