Trabajar y escribir con Word (o programas equivalentes como LibreOffice Writer o Google Docs) significa lidiar con todos los problemas y dificultades del formato de texto. Escribir un documento en la computadora es fácil, pero formatear el texto o cambiar la forma en que se presenta, los párrafos, los saltos de página, los márgenes, etc. pueden ser frustrantes si no conoce los conceptos básicos.
todos tendrán el problema de ver páginas vacías en el medio de un documento, de no poder dividir los capítulos, de ver que la impresión es diferente de lo que se ve en la pantalla.
Puede mejorar mucho en la redacción de documentos con Microsoft Word y limitar los errores tanto como sea posible y sin volverse loco aprendiendo cómo funciona el formato de texto en Word y qué herramientas están disponibles para controlarlo .
Las instrucciones de este artículo se basan en Word 2010, pero deberían funcionar con versiones anteriores y posteriores de Word, a menos que se indique lo contrario.
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1) Los tres niveles de formato en Microsoft Word
El primer truco para formatear un documento en Word es comprender cómo interpreta Word el formato de texto.
La mente humana piensa que un documento está compuesto de palabras que forman oraciones, oraciones que forman párrafos, párrafos que forman páginas, etc.
Sin embargo, para Word, cada documento consta de tres niveles básicos:
- Secciones : cada documento de Word tiene una o más secciones.
- Párrafos : cada sección tiene uno o más párrafos.
- Caracteres : cada párrafo tiene uno o más caracteres.
Word hace que sea posible aplicar el formato a un documento completo o páginas específicas de un documento, pero en realidad cada regla siempre se aplica a uno de estos tres niveles y, por lo tanto, no a todo el documento.
2) Ver los personajes ocultos
Para aprender a formatear texto en Microsoft Word y trabajar con estilos, siempre debe mantener visibles los caracteres ocultos, al menos hasta que sea tan bueno como para "verlos", incluso si no son visibles a simple vista.
En la barra de herramientas principal, haga clic en el botón con el símbolo ¶ para ver los caracteres no imprimibles y ocultos que son los símbolos de la estructura de un documento.
La hoja ahora aparecerá manchada con puntos en los lados y ¶ al final de cada línea que termina en un punto.
En Word, cada botón que presiona en el teclado es un carácter, pero solo se ven letras, números y signos de puntuación.
Con la opción Mostrar caracteres ocultos, intente presionar Intro, Tabulador y la barra espaciadora para comprender que estos también se interpretan como caracteres, no imprimibles.
Al copiar y pegar en el texto, estos caracteres también se copian.
Puede ser un poco feo ver todos esos caracteres extraños alrededor del texto, pero debes acostumbrarte a él para verificar el formato.
Al volver a presionar la tecla ¶, siempre es posible desactivar los caracteres ocultos.
Puede controlar exactamente qué caracteres ver y ocultar yendo a Archivo -> Opciones -> Pantalla .
Lo único que no ve son los saltos de sección en el documento, visibles solo cuando cambia a la vista de borrador (menú Ver -> Estructura ).
3) Verifique las secciones
Las secciones controlan todo el flujo del documento.
Todos los documentos de Microsoft Word comienzan con una sola sección que cambia cuando se agregan los siguientes cambios:
- Se inserta un salto de sección manual.
Puede crear una nueva sección manualmente insertando un salto de sección (en Diseño de menú de Word -> Saltos )
Hay dos tipos de saltos de sección, uno que rompe el texto en la página, el otro que sigue escribiendo en la misma página donde se inserta el salto.
En Word también hay saltos de página pares e impares.
- Se cambia el formato de páginas específicas.
Recuerde que Word no ve páginas, solo secciones.
Cuando cambia el formato de una página o rango de páginas en particular, Word crea una nueva sección para ellos insertando automáticamente un salto de sección arriba y abajo.
Cualquier cambio de formato de nivel de página se aplica a toda la sección.
Las secciones realmente pueden volverte loco si realmente no entiendes cómo administrarlas y cuáles son, especialmente porque necesitas usar la vista Diseño para administrarlas.
El error típico de un principiante es pasar a escribir en una página posterior sin interrumpir la página, presionando Enter varias veces.
4) Use párrafos
El párrafo es posiblemente el elemento más importante de un documento de Microsoft Word.
El éxito en el formateo del texto depende de entender cómo funciona.
El párrafo es una frase que termina envolviendo, luego usando el. y luego presionando Enter.
En Word, un párrafo se indica con el signo ¶
La marca de párrafo es un carácter importante y especial porque nos dice todo sobre la estructura del texto.
Ver el ¶ nos permite evitar errores como pasar a la página siguiente presionando Enter varias veces o perdiendo el formato en la copia y pegue.
Esto se debe a que el símbolo ¶ no se copia también.
Para escribir en Word es esencial ver estos caracteres y saber siempre dónde termina una oración.
5) Use estilos para organizar y aplicar formato
Un estilo es la recopilación de información de formato que se puede aplicar a un fragmento de texto a la vez.
Los estilos son útiles para aplicar el mismo formato en un documento.
El menú de inicio de Word le permite elegir entre algunos estilos predefinidos que son de dos tipos: estilos de párrafo y estilos de caracteres.
Los estilos rápidos están disponibles en un menú desplegable en la barra principal.
- Los estilos de párrafo incluyen el formato que se aplica a un párrafo completo (tablas, interlineado, bordes y sangrías) y también el formato de caracteres (tipo de fuente, tamaño, color).
Los estilos de párrafo están marcados con el signo ¶.
- Los estilos de caracteres contienen información solo sobre el formato de los caracteres seleccionados dentro de un párrafo.
Los estilos de caracteres incluyen solo el formato de caracteres, letras y números.
Si aplica un estilo de carácter dentro de un párrafo, anula el estilo de párrafo.
Puede editar estilos existentes, pero es mejor dejarlos donde están y crear los suyos si desea tener este control.
En las nuevas opciones de creación de estilos, es mejor agregarlo al menú de estilos rápidos, pero no active la opción de actualización automática.
Es mejor usar el mismo estilo automáticamente para el siguiente párrafo para tener un documento uniforme.
Para títulos o subtítulos, es mejor usar diferentes estilos.
Todos los conceptos básicos de los estilos en Word se explican completamente en la guía de Office italiana en esta página.
6) Prepara el documento primero
No hay nada más frustrante que tratar de resolver problemas de sección en Word o resolver un problema con los estilos de un documento listo para usar.
La mejor manera de escribir en Word es hacerlo sin preocuparse por el formato y luego, una vez terminado, abrir un nuevo documento, prepararlo correctamente y copiar el texto del antiguo al nuevo, pegándolo como texto sin formato.
Otro artículo informa un programa para pegar texto copiado sin formatear.
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