Gmail es uno de los servicios más exitosos firmados por Google, ya que prácticamente todos usan una cuenta de correo electrónico cuando se registran para obtener una nueva cuenta de Google (en el teléfono inteligente, en YouTube, etc.). Antes de Gmail, los servicios de correo electrónico en línea eran incómodos de usar, muy limitados y requerían un cliente de escritorio como Microsoft Outlook para poder funcionar decentemente. ¡Gmail es, en cambio, un verdadero cliente de correo electrónico basado en la web, potente y tan lleno de funciones que necesitaría un manual con cientos de páginas! Gmail sigue siendo el servicio en línea más popular para el correo electrónico, incluso si no todos explotan completamente su poder: para poder explotarlo correctamente, le mostraremos en este artículo las mejores características que lo distinguen de la competencia. ¡Usar el correo electrónico de Gmail nunca será el mismo después de leer esta guía!
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Si aún no tenemos una cuenta de Gmail, podemos solucionarla abriendo una cuenta de Google aquí -> Nueva cuenta de Google .
Para usar Gmail desde un teléfono inteligente o tableta, podemos descargar la aplicación específica desde aquí -> Gmail ( Android ) y Gmail ( iPhone ).
1) investigación
Dado que Gmail es un servicio de Google, es obvio que la búsqueda de correos electrónicos puede ser mejor que en cualquier otro programa o servicio de correo web. Si lo desea, tampoco sería necesario ordenar mis correos electrónicos en carpetas, ya que es posible buscarlos con precisión y rapidez.
Lo importante es conocer los operadores de Gmail más útiles para la búsqueda avanzada de correo y archivos adjuntos .
Por ejemplo, podemos buscar todos los correos electrónicos por fecha, incluidos los correos electrónicos recibidos en ese día o en los días anteriores o siguientes: por ejemplo, podemos escribir en la barra de búsqueda " después: 25/12/2018 " para buscar todos los correos electrónicos recibidos después de Navidad, en lugar de " antes: 25/12/2018 " para buscar correos electrónicos recibidos antes de Navidad. Si, por otro lado, tenemos mensajes no leídos durante mucho tiempo pero "desaparecieron" entre los innumerables mensajes subsiguientes, siempre podemos abrir el menú Todos los mensajes (barra en el lado izquierdo) y escribir en la barra de búsqueda " es: no leído ", para ver todos los correos electrónicos no leídos ya que tenemos la cuenta de Gmail activa.
2) Cómo usar filtros
Con Gmail podemos usar filtros para automatizar la gestión de los mensajes recibidos en función del remitente, en función del asunto, en función del tema, etc. Cada correo electrónico se puede transformar en un filtro presionando los tres puntos al lado de la fecha y hora del correo electrónico y usando los mensajes de filtro de este tipo de elemento . Alternativamente, podemos crear un filtro sobre la marcha haciendo clic en la parte superior del triángulo a la derecha de la barra de búsqueda y comenzar a completar los diversos campos.
Además del botón Buscar, también podemos usar el botón Crear filtro, para que podamos filtrar todos los correos electrónicos resultantes de una manera excelente. El filtro también puede ser retroactivo, es decir, válido para organizar correos electrónicos ya recibidos.
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3) Cómo usar etiquetas
En lugar de usar filtros, puede usar etiquetas como una especie de carpeta para organizar su correo.
Gmail ya aplica automáticamente las etiquetas correctas en función de sus algoritmos (insertando mensajes de Faceboook en Social, por ejemplo, o envíos de Amazon en Actualizaciones ), pero podemos mejorar la gestión de etiquetas y crear nuevas haciendo clic en el símbolo en forma de engranaje e ir al menú Configuración -> Etiquetas .
Si, en cambio, queremos cambiar una etiqueta asignada a un correo electrónico ya recibido, simplemente ábralo y haga clic en el botón Etiqueta en la parte superior.
4) Use Gmail con otras cuentas de correo electrónico
Gmail facilita la importación de otras cuentas de correo electrónico, para que pueda recibir mensajes de otras direcciones y también enviar correos electrónicos utilizando esas direcciones. Para agregar cuentas de correo electrónico, simplemente haga clic en el símbolo de engranaje y vaya a Configuración -> Cuenta e importación, luego haga clic en Agregar otra dirección de correo electrónico . Gmail usa IMAP y SMTP para poder recibir y enviar correos electrónicos de otros operadores; muchos de estos son autoconfigurables (solo ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña), en otros casos tendremos que recuperar los parámetros de acceso para la configuración manual.
Para obtener más información, le recomendamos leer el artículo sobre cómo importar y administrar otras cuentas de correo electrónico en Gmail con varios cuadros
5) Cancelar el envío de un correo electrónico
Como se ve en otro artículo, puede activar la función para cancelar el envío de un correo electrónico enviado por error, de modo que pueda remediar de inmediato cualquier tonto o malentendido. De esta manera, después de presionar el botón Enviar correo electrónico, todavía tendremos unos segundos para cancelarlo en caso de que nos equivoquemos. Normalmente, el tiempo para repensar está limitado a 5 segundos, pero si queremos aumentar el tiempo para cancelar un correo electrónico, podemos cambiarlo en el menú Configuración -> General, cambiando el elemento en Cancelar envío -> Período de cancelación del enviar
Podemos configurar un máximo de 30 segundos, además no está permitido (también para no retrasar demasiado el envío del correo electrónico a los servidores de Gmail).
6) Active "Responder a todos" de forma predeterminada
Cuando llega un nuevo mensaje grupal a Gmail, podemos asegurarnos de que, al hacer clic en Responder, el correo electrónico se dirija a todas las direcciones marcadas en el campo del destinatario y no solo al remitente. Esta opción se puede activar en Configuración -> General y activando la marca de verificación en el elemento Responder a todos, presente en el comportamiento de respuesta predeterminado .
7) Cómo enviar respuestas automáticas cuando estamos ausentes
Si estamos ausentes durante un período prolongado de tiempo y queremos que cualquiera que nos escriba por correo electrónico sepa de nuestra falta de disponibilidad, podemos configurar el contestador automático en Gmail, que enviará inmediatamente un mensaje personalizado a todos los remitentes que se pondrán en contacto con nosotros. Para configurarlo, siempre hacemos clic en el botón de engranaje, luego vamos a Configuración -> General .
Desplácese hacia abajo de la página hasta llegar a la sección Respuesta automática .
Establecemos una fecha de inicio y una fecha de finalización (opcional), inserte un texto breve en el Asunto y nuestras razones o excusas por la ausencia o falta de respuesta, para notificar a tiempo a cualquier persona que decida respondernos por correo electrónico.
Para evitar enviar correos a boletines o mensajes de servicio, podemos marcar la opción Responder solo a las personas incluidas en mi elemento Contactos, para que solo las personas de confianza respondan automáticamente. Al final de la configuración, haga clic en Activar respuesta automática y cierre Gmail por completo: ¡estamos listos para partir para las vacaciones o para un largo viaje sin pensar demasiado!
8) Adjuntos en Google Drive
Gmail está integrado con el servicio en la nube de Google Drive, por lo que los archivos adjuntos recibidos siempre se pueden guardar en el espacio en la nube de Google para llevarlos con usted en su PC u otros dispositivos.
Esto es realmente conveniente para guardar y enviar incluso archivos grandes y aprovechar las funciones de visualización y edición de documentos con Google Docs.
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9) Modo reservado para correos electrónicos confidenciales
Como ya se explicó, es posible enviar correos electrónicos protegidos en Gmail con vencimiento y contraseña.
Gracias a esta función, se pueden enviar mensajes con información confidencial y confidencial para que solo el destinatario pueda abrirlos y también para que después de leer ese correo electrónico la primera vez, se elimine automáticamente.
10) Use Gmail como un cliente completo
Gmail puede considerarse un cliente de correo electrónico real debido a algunas características peculiares:
- Puede acceder a Gmail a través del navegador o la aplicación desde cualquier lugar, siempre que tenga una PC, teléfono inteligente o tableta con acceso a Internet
- También puede abrir Gmail sin conexión sin conexión a Internet.
- Todos los correos electrónicos de Gmail enviados y recibidos se pueden descargar a la PC
- También se pueden usar otras cuentas de correo electrónico dentro de Gmail
- Puede posponer el correo electrónico en Gmail para recibirlos nuevamente
- Los correos electrónicos no deseados se pueden bloquear con un potente filtro que se administra mediante inteligencia artificial en Gmail.
- Puede archivar el correo electrónico en Gmail para restablecer su Bandeja de entrada sin eliminar nada
- Puede programar el envío de correos electrónicos a una fecha futura en Gmail
Entonces, si estamos buscando una forma de reemplazar Outlook en la administración de correos electrónicos, tal vez ha llegado el momento de usar solo Gmail para todos nuestros buzones de correo electrónico, de modo que siempre tengamos a mano todos los mensajes de trabajo o personales.
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